Aqui as necessidades são transformadas em resultados

“Há os que fazem o presente, nós fazemos o futuro”. Com esta filosofia, a ANO abraça um desafio que nem todos conseguem concretizar. Mas, apostando num crescimento sustentado pela procura permanente de novas tendências tecnológicas e pelo lançamento de novos produtos, aqui a palavra “impossível” não tem espaço. Com vocação para a conceção, desenvolvimento e comercialização de software e respetivos serviços de implementação e consultoria, a Revista Pontos de Vista foi conhecer aquela que é a empresa portuguesa mais antiga na área da gestão documental, a pioneira. Nesta área como em todas as outras vertentes de negócio, poderiam existir muitas palavras e frases feitas para descrever o percurso desta entidade mas, para Manuel Amorim, Presidente da ANO, os 21 anos desta empresa falam por si.

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Manuel Amorim

Em termos de custos, sabe quanto representa os gastos com recursos utilizados na pesquisa de informação? De acordo com a agência Datamonitor, 10%. E por ano, quanto tempo pensa que é necessário para encontrar informação mal arquivada? A IDC (International Data Corporation) respondeu: são necessárias seis semanas por ano. Se informação é poder, o que é necessário fazer para que, com esse conhecimento, se tenha vantagem competitiva?
A gestão documental, por muitos encarada como uma forma de equilíbrio administrativo, financeiro e produtivo, é a solução para as perdas de tempo e de recursos, financeiros e humanos e, como tal, a Revista Pontos de Vista foi conhecer a empresa pioneira em Portugal na implementação deste modelo. Tudo começou em 1995, tal como recordou Manuel Amorim, Presidente da ANO, Sistemas de Informática e Serviços. “Nesse momento a gestão documental era ainda um embrião em termos de ideia e de soluções que existiam no mercado, sendo que uma das primeiras entidades públicas a implementa-la foi a Câmara Municipal de Castelo Branco, num evento que contou com a presença da ANO”, recuou o responsável. A tecnologia evoluiu mas não sozinha. Também as necessidades e os negócios sofreram autênticas revoluções e no setor das tecnologias da informação vinte anos são sinónimo de profundas transformações. Daí que, a partir do arranque, há duas décadas, inovação e atenção às tendências do mercado tenham sido as linhas matrizes que têm regido a atuação desta equipa e no campo da gestão documental muito trabalho tinha de ser feito.
A ANO é das empresas com uma carteira de clientes com os mais altos padrões de exigência em termos de gestão documental e gestão de processos. Com cerca de 70% de clientes do setor público, esta equipa tem plena consciência da complexidade destes ambientes e abraçou o desafio. “Revolucionamos a forma de olhar a informação. Colocamos dois atores no centro da gestão documental e de processos: o cidadão ou cliente (no caso de ser uma entidade pública ou privada respetivamente) e o decisor que poderá ser o Administrador ou um Presidente de Câmara, por exemplo. Quem está no centro do circuito é um colaborador que deve ter a informação, a agilidade e as ferramentas que facilitem o seu trabalho. De um lado está o cidadão que tem de ter a informação que precisa em cada momento, do outro lado está o decisor que tem de ter acesso a todo o conteúdo para poder tomar as decisões mais corretas”, explicou Manuel Amorim.

XXXV Colóquio Nacional ATAM – 4 a 7 novembro -Viana do Castelo
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FutureDoc é “o primeiro de uma nova geração”
Inovação faz parte do ADN desta empresa e, respeitando essa filosofia, a ANO apostou numa nova geração de produtos e soluções na área da gestão documental que respondem à necessidade de desmaterialização do papel. Assim nasceu o FutureDoc, “uma nova e inovadora solução que dá um salto para o futuro”. Assumindo-se como “o primeiro de uma nova geração”, o FutureDoc passa pela simplicidade do interface, às novas funcionalidades e à aposta na personalização do ambiente.

Portugal como referência
Graças a empresas como esta, Portugal é um exemplo a seguir na área da gestão documental e do governo eletrónico. O “eGovernment Factsheets”, publicado em março último, assim o comprova. Portugal não está aquém, pelo contrário. Fica na linha da frente, muito acima da média dos países europeus, no campo da prestação nacional no domínio do governo eletrónico. Mas falha, como tantos outros países, numa vertente em particular: as pessoas, a formação e a visão delas sobre a informação. “Desmaterialização pode ser visto por uns como uma evolução mas pode também ser encarada como uma perda de poder”, ressalvou Manuel Amorim e, como tal, na hora de implementar um projeto de gestão documental, importa dar um especial tratamento às pessoas. “Elas são o centro de tudo”, acrescentou o Presidente da ANO, recordando um episódio vivido em Pernambuco, no Brasil: “há quatro anos implementamos lá este sistema e curiosamente nos dias de formação as pessoas desapareciam. Tivemos de colocar uma carrinha a fazer a recolha pela cidade porque havia muito receio. Os chefes tinham medo de perder poder e os funcionários tinham receio de mostrar as suas deficiências”. Importa, por isso, concentrar energias e recursos na formação das pessoas uma vez que o sucesso ou insucesso de um projeto dependerá sempre delas.

Gestão documental é vista como uma “commodity”
Se, por um lado, a principal dificuldade consiste em transmitir a ideia de que a desmaterialização é uma oportunidade para a empresa se reinventar, por outro lado, as vantagens saltam bem à vista. Fugindo ao senso comum, Manuel Amorim não acredita que a primeira mais-valia esteja associado ao ROI (Retorno sobre o Investimento) uma vez que nem sempre é possível fazer essa análise exata e correta. Para um gestor importa sobretudo levantar duas principais questões: “se tenho, quais são as vantagens? Se não tenho, quais são as desvantagens?” A gestão documental como uma ferramenta transversal a todas as profissões, setores de atividade ou departamentos, é sinónimo de rapidez e de competitividade. “Se os meus concorrentes adotaram, eu estou em desvantagem porque eles consultam informação, têm um contexto dos documentos de uma forma mais rápida e, portanto, estão posicionados à minha frente para poderem agir contra mim”, contextualizou o responsável. Rapidez no acesso à informação e nas respostas ao mercado são, por isso, os dois principais chavões.
E é com confiança que a ANO tem conseguido dar essas respostas. Mais uma vez, se informação é poder, os clientes têm de depositar nesta entidade total e integral confiança. E a confiança não se compra, conquista-se. Não se descreve em palavras mas traduz-se em ações. A nível empresarial ou estatal, a ANO tem nas suas mãos informações muito sensíveis e protege-las é uma missão diária que se interliga, em primeira instância, com as práticas internas da organização, a começar pela certificação ISO 27001, o padrão e a referência internacional para a gestão da Segurança da Informação. “Esta norma criou uma maior consciência na equipa do quão importante é a informação. Temos um auditor interno e outro externo e é ainda feita anualmente uma auditoria por parte de uma entidade estrangeira que verifica se o conjunto de práticas está de acordo com a norma”, descreveu. Desde muito cedo que a ANO investiu na qualidade e na segurança dos seus processos e procedimentos e é essa garantia que tem procurado passar em todas as suas ações, tendo ainda, além desta, a Certificação de Qualidade ISO 9001.

Exigência na contratação
Desde o cuidado na seleção de perfis até aos parâmetros obrigatórios ao nível técnico e pessoal, a ANO é uma das empresas mais exigentes ao nível da contratação de pessoal. Mas há desde logo uma tendência. “Para mais de 60% das pessoas que cá trabalha este foi o seu primeiro emprego. Damos preferência a jovens licenciados porque permite fazer uma seleção mais criteriosa das pessoas, das atitudes e do seu desenvolvimento técnico”, explicou Manuel Amorim. Apesar de não ser regra, esta tem sido uma forte aposta da ANO, marcando presença em feiras especializadas nesta área, como por exemplo a Feira Internacional de Emprego da Universidade do Porto (FINDE.UP).
A exigência em termos técnicos é também crucial, não estivéssemos numa empresa que, tecnologicamente falando, caminha muito rápido. “Os nossos colaboradores têm de ter uma capacidade de não acomodação, o que nas áreas de desenvolvimento e programação não é muito fácil. A pessoa adapta-se a um programa e vai ficando fora do mercado sem ter consciência disso”, ressalvou o responsável. A par disso, e ao mesmo nível do desempenho, a ANO valoriza as atitudes. “A falha numa vertente é a falha nas duas”, reforçou Manuel Amorim. Depois disso, cabe à organização acarinhar os seus recursos humanos e apostar neles, tal como comprova o plano de investimento em formação que terminou em 2013 e cujo valor rondou os 200 mil euros.
No momento, além de estar a ser moldado um novo plano de formação interna, são ambiciosos os “céus” por onde a ANO se quer aventurar. Não falando do futuro mas de algo que já está a acontecer, Manuel Amorim mencionou o Projeto e-Freguesias. “Implementamos a gestão documental, de processos e os portais de atendimento em mais de 1200 freguesias. Trata-se de uma ideia que será potenciada para outras áreas dentro do mesmo conceito que consiste em trabalhar com organizações que, por si só, são pequenas e têm poucos recursos mas, num ângulo mais macro, têm uma grande dimensão”, evidenciou. Desburocratizar, desmaterializar e simplificar são os três eixos deste ambicioso projeto com a assinatura ANO.
Se estes 21 anos de existência foram construtivos, os próximos serão promissores. “Os nossos objetivos passam pelo fortalecimento da nossa presença no mercado nacional, pela aposta na disponibilização de serviços em SaaS (Software as a Service) e pela consolidação no mercado internacional, sobretudo nos países lusófonos e em alguns países europeus na área da contratação eletrónica, nomeadamente em Madrid com a abertura para breve de um escritório”, concluiu Manuel Amorim. Depois disso, a ANO seguirá naturalmente o seu rumo consoante a evolução do mercado.


Principais produtos e serviços:
– FutureDoc (Gestão Documental);
– GSP (Gestão e Seguimento de Processos);
– anoGov (Plataforma eletrónica de contratação pública);
– inovAqua (Gestão comercial de água e resíduos);
– anoBi (Business Intelligence);
– SGA (Software de gestão de atas e reuniões);
– SMOT (Sistema de monotorização do terreno);
– Software de contraordenações;
– Portais;
– Cartão de Munícipe.

Principais certificações e distinções:
– ISO 9001:2008;
– ISO 27001:2013;
– CMMI;
– PME Líder;
– Prémio “Melhor software de produtividade” para o STC – Software de Trânsito e Contraordenações (2002).

No desenvolvimento de tecnologias a ANO conta com o apoio das seguintes entidades:
– INOV (Projeto SMOS – Sistema de Monitorização de obras via satélite);
– INESC-ID (Projeto SiTAF: Software de transcrição de voz);
– UTAD (Projeto interoperabilidade e usabilidade da Plataforma Eletrónica de Contratação Pública anoGov e Catálogos Eletrónicos no âmbito do PEPPOL).

Mensagem do Presidente da ANO, Manuel Amorim
“Orgulhamo-nos do percurso da ANO, com mais de duas décadas de existência. Agradecemos aos nossos clientes a confiança que em nós depositam, reafirmo que é por eles que mantemos vivo o nosso dinamismo e a nossa capacidade de inovação e, por isso mesmo, posso também reafirmar que: os problemas dos nossos clientes são os nossos desafios!”

ANO em números
– Mais de 35 milhões de euros investidos em software;
– 30% da faturação investida em investigação e desenvolvimento de novos produtos;
– Mais de 700 clientes;
– Mais de cem mil utilizadores.

“Encontro de Utilizadores” – Istambul
Istambul é considerada a “cidade onde o ocidente e o oriente se encontram e que sempre soube acompanhar os tempos, renovando e reinventando-se”. Este foi, por isso, o palco escolhido para um encontro onde a ANO deu a conhecer a sua aposta numa nova geração de produtos e a estratégia da empresa para o futuro no passado mês de abril (18 a 21). Durante o evento, houve lugar ao lançamento oficial do primeiro produto desta nova geração: o FutureDoc, “o primeiro de uma nova geração”. Paralelamente, o encontro ficou marcado pela promoção e partilha de informação entre todos os intervenientes.