“Procurement de empreitadas e serviços | A necessária especialização para a concretização dos projetos, “on time, on budget, on quality”

O caráter pontual das necessidades de Procurement/contratação de empreitadas e prestações de serviços, para a efetivação de projetos imobiliários pelos Donos de Obra, especialmente privados, tem justificado a não aposta dos mesmos na criação de departamentos internos específicos para o efeito, realidade que não é tão patente no Procurement de bens e materiais para efetivação de necessidades contínuas, sendo por isso tradicionalmente gerido pelos “Departamentos de Compras” internos das empresas.

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Os Donos de Obra tendem, assim, a adoptar um de dois cenários possíveis para a gestão dos processos de Procurement das empreitadas e serviços, necessários à efetivação dos seus projetos: (i) recurso a meios in-house disponíveis, nem sempre especializados ou qualificados para o efeito, ou (ii) recurso a empresas externas, normalmente associadas a projeto, gestão e fiscalização de obras.

Contudo, os Donos de Obra têm vindo a constatar, em ambos os cenários, um crescente problema de falta de especialização por parte dos técnicos designados para a gestão dos processos de Procurement, resultando muitas vezes num deficiente conhecimento das práticas e normas legais aplicáveis, em atrasos no desenvolvimento do projeto, em decisões menos sustentáveis, em custos financeiros agravados, particularmente na execução do contrato de empreitada e/ou serviços, assim como em contingências / litígios contratuais.

Efetivamente, uma das principais consequências para as empresas públicas e privadas, da grave crise económica que Portugal atravessou nos últimos anos, ainda forçada pela demora na retoma económica do país, foi a necessidade de downsizing das suas estruturas, com dispensa de recursos especializados, em contrabalanço com a aposta na polivalência dos técnicos. Não obstante as aparentes poupanças criadas por esta estratégia de polivalência, a mesma tem-se revelado, nomeadamente ao nível da gestão de processos de Procurement de empreitadas e serviços, como contraproducente, potenciando antes a dispersão no trabalho, a insuficiente sensibilidade e percepção das especificidades de cada contrato, a desatualização dos conceitos e normas aplicáveis, prejudicando assim e de forma evidente a qualidade dos serviços em áreas determinantes num projeto imobiliário, como é o caso do Procurement.

São, assim, adoptadas soluções “chapa 5”, recorrendo-se a Programas de Concurso e Cadernos de Encargos de um concurso para outro, sem a cuidada adequação às especificidades do contrato/projeto em causa, nomeadamente em termos legais, descaracterizando e retirando valor ao processo de negociação, penalizando-o e, mais preocupante, pondo em causa a boa e desejável execução do contrato, por falta de definição, “ab initio”, de regras claras, adaptadas e conhecidas por todos os intervenientes no processo.

Também ao nível da análise das propostas é determinante a especialização dos gestores do processo de Procurement, sugerindo e promovendo análises multicritério, conscientes e responsáveis, com vista à seleção da proposta global e efetivamente mais vantajosa, ou seja, cumpridora dos objetivos económicos e financeiros do Dono da Obra mas sem negligenciar os objetivos técnicos, seja ao nível da qualidade da abordagem ao contrato e dos meios a mobilizar, da garantia de cumprimento de prazos, da promoção da inovação, da monitorização de questões de segurança e ambientais, entre outras.

Neste contexto, refira-se a manifesta tendência das entidades adjudicantes em favorecer análises de propostas com base no critério único do “preço mais baixo”, o que, de forma avassaladora, tem vindo a promover a contínua degradação dos preços praticados no mercado, com consequências tanto para os operadores económicos, que se deparam com concorrência desigual e por vezes desleal, como para as próprias entidades adjudicantes, ao celebrarem contratos de empreitadas e serviços potencialmente contingentes em fase de execução, por força de incumprimentos do adjudicatário, afetando seriamente a boa execução do projeto.

A especialização é, assim, essencial nos processos de Procurement de empreitadas e serviços, desde o momento da preparação das peças processuais, com definição de responsabilidades, direitos e regras adequadas e que visem uma execução contratual plenamente cumpridora, passando por uma análise de propostas e concorrentes, criteriosa e cuidada, que atente a todas as suas componentes e que vise a seleção do melhor parceiro para o Dono da Obra, com foque na obtenção de economias de escala sustentáveis, até uma adjudicação e contratualização com mitigação de riscos de contingências ou litígios.

Na MGR Consulting temos vindo, de facto, a constatar uma mudança de paradigma e de conceitos nesta área de negócio, com crescente reconhecimento pelos Donos de Obra, particularmente dos privados mais estruturados e organizados, da importância e vantagens do recurso a empresas e técnicos fortemente especializados em gestão técnica e legal de processos de Procurement de empreitadas e serviços, com vista à efetivação dos seus projetos.

Esta realidade e modelo são, aliás, bem conhecidos a nível internacional, desde logo pelas próprias entidades financiadoras de projetos, como é o caso do Banco Mundial, que promovem e financiam a contratação externa de peritos em Procurement, para assessoria aos Donos de Obra.

De facto, uma gestão técnica e legal adequada, isenta e profissional de um processo de Procurement de empreitadas e/ou serviços, apenas é assegurada com uma dedicação consciente e especialização consolidada dos responsáveis pela gestão, de A a Z, do processo. Tal opção deve ser, assim, encarada como uma ferramenta que promove uma concorrência responsável, a fixação de regras contratuais e negociais claras, com o foco na obtenção de parcerias equilibradas de vantagem mútua, e acima de tudo, no rigor e transparência nos negócios imobiliários.

Mónica Barbosa Rios, Procurement Engineer / Senior Partner @ MGR Consulting

Com 42 anos de idade, é licenciada em Engenharia Civil pela FEUP, com Pós-Graduação em Empreitadas e Contratação Pública e Formação Avançada em Procurement e Gestão de Risco. Experiência profissional de cerca de 20 anos nas áreas de Procurement, Gestão de Projectos e Contratos de Empreitadas e Serviços, públicos e privados, em Portugal e no estrangeiro.