SPMS: eficiência no processo da centralização das compras

Enquanto Central de Compras para o setor da saúde, a SPMS, EPE - Serviços Partilhados do Ministério da Saúde assume um papel estratégico no processo aquisitivo público e, também, na reforma do Serviço Nacional de Saúde (SNS), que passa pela otimização de recursos já existentes, em serviços partilhados e numa gestão mais eficiente, tendo como objetivo prioritário reduzir despesa e criar mais valor.

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Com a otimização do processo de compra alcança-se maior eficiência, aumenta-se a produtividade e, consequentemente, diminuem-se custos. Artur Mimoso, Vogal Executivo do Conselho de Administração da SPMS, fala-nos mais sobre o processo da centralização das compras e o que muda com o novo Código dos Contratos Públicos.

Desde 2014 que a SPMS, EPE efetua compras centralizadas ao abrigo dos seus próprios acordos-quadro. Planeamento, integração, simplificação administrativa, segurança, eficiência, celeridade e transparência são alguns dos princípios que orientam o trabalho desenvolvido pela SPMS, EPE e as compras públicas na saúde, alicerçados na relação de proximidade e de qualidade com as várias instituições do SNS.

Num passado recente, a SPMS apenas elaborava Acordo-Quadro (AQ) em duas áreas essenciais: medicamentos e dipositivos médicos. Atualmente, os concursos por Acordo-Quadro abrangem, também, a compra de bens transversais.

Os Acordo-Quadro (AQ) permitem selecionar os melhores fornecedores para aquisição de um determinado bem por um determinado período de tempo

“Começámos em 2014 com um único Acordo-Quadro e até ao momento já existem 35 nas mais diversas áreas, nomeadamente em telemedicina, cibersegurança, interpretação e tradução (linguagem gestual e braille). Fomo-nos adaptando às necessidades do Ministério da Saúde e das instituições de saúde”, começa por explicar Artur Mimoso.

Em 2015, por decisão da atual tutela, a SPMS assumiu novas competências na área das compras e iniciou processos de aquisição em nome de outras instituições – “a compra firme”, processo inovador. “É aqui que está a poupança. A SPMS agrega as necessidades de todos os hospitais e os medicamentos mais caros para o SNS passam a ser comprados através do sistema de compras centralizadas. Para se ter noção dos números, só no ano passado atingimos uma poupança de cerca de 117 milhões de euros. Este ano, juntando os medicamentos e dispositivos médicos com os bens transversais, podemos afirmar que a poupança alcançada no 1º trimestre aproximou-se dos 46, 8 milhões de euros em aquisições centralizadas, adianta Artur Mimoso.

Assim, a SPMS atua em duas áreas essenciais: as compras centralizadas, de bens de saúde e bens que não são de saúde, de todas as instituições de saúde e do Ministério da Saúde; e os acordos-quadro, ao abrigo dos quais são feitas as compras centralizadas. “Queremos libertar as entidades de saúde dessa tarefa. Atualmente, somos cerca de 70 pessoas na área das compras públicas e a entidade pública em Portugal com maior capacidade interna instalada. Esse é o grande objetivo”, afirma.

Artur Mimoso relembra que a SPMS tem também sob a sua responsabilidade a compra de todas as vacinas do Plano Nacional de Vacinação (PNV) e as vacinas que não integram o PNV, como a vacina da gripe que, no que diz respeito à eficiência no armazenamento e stock, apresenta resultados bastante positivos.

Relativamente à eficiência do processo da centralização das compras, a poupança no SNS representa 206 milhões, valor acumulado de 2016 e primeiro trimestre deste ano em compras para hospitais e outras instituições do Ministério da Saúde. Poupanças conseguidas através do sistema de compra centralizada, onde se incluem os dez medicamentos com mais custos para o SNS, dispositivos médicos e consumíveis e, ainda, serviços como gás e eletricidade, em que os valores pagos desceram até 50%.

SPMS DISTINGUIDA COM O PRÉMIO PARA “MELHOR PROJETO DIGITAL DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA” 

A SPMS foi distinguida com o prémio para “Melhor Projeto Digital da Administração Pública”, atribuído pela ACEPI (Associação da Economia Digital), com o projeto “Acordo-Quadro Inovadores SPMS”. Este prémio destaca a SPMS pela inovação e premeia os Acordos-Quadro referentes à Telemedicina, Interpretação e tradução, Cloud e Cibersegurança.

A verdade é que, se no início a SPMS era muito focada na área TIC e nos acordos-quadro, hoje os novos acordos refletem a preocupação da SPMS com a questão da proximidade com o cidadão e integração do próprio SNS.

Outro fator que reflete esta preocupação com a proximidade passa pela Rede Informática da Saúde (RIS), a rede privada multimédia do Ministério da Saúde que interliga as redes locais dos seus organismos e serviços. A partir do Diálogo Concorrencial da RIS, a SPMS quer chegar a casa das pessoas com a prestação de serviços e, através da box da televisão, permitir que o utente possa fazer algo tão simples como marcar uma consulta ou consultar os seus dados de saúde. 

PLATAFORMAS DE COMPRAS DA SPMS 

Como instrumentos facilitadores no processo de compras públicas, as plataformas desenvolvidas pela SPMS permitem desmaterializar procedimentos, tornando mais transparente e eficiente o processo aquisitivo por via eletrónica.

No passado mês de outubro foi apresentado o SIGAS – Sistema Integrado de Gestão de Aquisições da Saúde e o Catálogo de Aprovisionamento Público de Saúde. Artur Mimoso realça as vantagens desta plataforma: “O SIGAS era uma ambição nossa há já algum tempo. Notámos que, no ciclo integral da compra, faltava um aspeto muito importante, ou seja, as plataformas não apresentavam a etapa que vai desde a decisão de contratar, quando se identificava a necessidade, até o início do processo. Para uma central de compras este processo é muito importante. Com o SIGAS, desde que é feito um pedido de compra é possível acompanhar o processo até que chegue à entidade. Há um acompanhamento desde que é identificado o bem e o pedido, até à entrega do mesmo”, explica-nos Artur Mimoso.

O vogal executivo da SPMS refere ainda que nas plataformas anteriores uma parte essencial do processo é a gestão do contrato, e aqui a entrada em vigor do novo Código dos Contratos Públicos vem dar razão à SPMS ao introduzir a figura do gestor de contrato. “O Estado percebeu que existiam duas peças neste ciclo integral da compra que causavam ineficiência: não saber quanto tempo demora cada processo dos pedidos de autorização e a falta da gestão do contrato, com o acompanhamento devido para se fazer cumprir todas as condições do mesmo”, avança Artur Mimoso.

NOVO CÓDIGO DOS CONTRATOS PÚBLICOS: QUE VANTAGENS? 

A 1 de janeiro de 2018 entra em vigor o novo Código dos Contratos Públicos. O novo código pretende “simplificar, desburocratizar e flexibilizar os procedimentos de formação de contratos públicos”, “aumentar a eficiência da despesa pública” e “facilitar o acesso aos contratos públicos”.

Artur Mimoso foi acompanhando as alterações ao Código dos Contratos Públicos e, na sua opinião, esta é a mais profunda: “Vejo algumas vantagens de eficiência com o novo código, começando pela redução dos prazos de apresentação de propostas que se irá traduzir em eficiência para o Estado. A questão da figura do gestor de contrato é bastante relevante, porque irá acompanhar o contrato, não estará apenas preocupado com a formação do contrato, mas sim com a sua própria execução. No que diz respeito à consulta prévia os valores do ajuste direto vão baixar significativamente, passando de 75 mil euros para 20 mil euros. Poderão haver entidades que não estão preparadas para estas alterações e será um início de ano difícil porque se tratam de alterações complexas, mas sou apologista e vejo com muita positividade a transparência que este novo código contempla. O legislador deste código seguiu, certamente, muitas recomendações que o Tribunal de Contas foi dando ao longo destes anos, e os erros dos códigos anteriores serviram para esta alteração mais complexa”, afirma o nosso interlocutor.

Outro aspeto importante que o novo código traz diz respeito às parcerias para a inovação, o que para uma entidade tão tecnológica como a SPMS “é uma boa aposta do legislador e estamos ansiosos para ver como funciona. Tenho uma boa perspetiva do novo código”, adianta Artur Mimoso considerando que relativamente à inovação na saúde, Portugal é um país privilegiado porque tem uma entidade como a SPMS que junta as compras públicas com os sistemas de informação. “Aproveitamos os nossos próprios instrumentos tecnológicos para nos ajudarem nas compras públicas. Temos entidades que desenvolvem Apps e esta ligação da SPMS à transformação digital é um benefício para quem está ligado às compras públicas.

Exemplo da importância da inovação para a SPMS é o evento que decorreu em Lisboa este ano, o “Portugal eHealth Summit”, que se centrou no processo de transformação digital da Saúde. A SPMS focou-se em temáticas diversas relativas à Inovação de Sistemas de Informação, Interoperabilidade, e-Procurement, e-Commerce, Telesaúde, Segurança e Proteção de Dados, Big Data, App’s e Mobilidade, Literacia em Saúde.