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“A mudança exige uma Gestão de Projetos sustentável”

A Ponces de Carvalho e Associados surge no mercado para responder às necessidades do mercado em gestão de projetos. Para contextualizar o nosso leitor, o que é a gestão de projetos e em que situações se aplica?

A mudança é uma das poucas certezas que hoje podemos ter. Mudanças na sociedade, nas relações e na comunicação entre as pessoas, nas preferências dos consumidores, nas relações entre as empresas, nas regras que são impostas aos agentes económicos. Para uma organização, empresa ou instituição, seja ela pública ou privada, continuar a ser sustentável tem que inovar constantemente a sua oferta de produtos e serviços e para tal necessita de realizar projetos com sucesso, otimizando os recursos disponíveis e potenciando os benefícios esperados que justificam os investimentos.

De que fatores depende o sucesso da gestão de projetos? Independentemente da dimensão de uma empresa, a aplicação da gestão de projetos é sempre eficaz?

A gestão dos projetos é necessária sempre que temos que criar algo de novo ou modificar significativamente aquilo que já existe. É um erro comum pensar que só se aplica a grandes projetos ou a projetos em determinados setores. Muitas vezes, são os projetos considerados pequenos que, pela acumulação de erros de gestão, trazem grandes problemas para as organizações.

Sem entrar em grandes detalhes técnicos, diria que o suporte da gestão de topo constitui o primeiro fator de sucesso dos projetos. Outro aspeto importante é assegurar o desenvolvimento das competências individuais e das capacidades organizacionais requeridas pela gestão de projetos, incluindo nestas as metodologias, sistemas e modelos organizacionais.

Que principais vantagens acarreta a gestão de projetos para uma empresa?

Gerir adequadamente a mudança e assegurar a sustentabilidade do negócio. A gestão de projetos deve permitir às organizações fazer os projetos certos de forma consistentemente correta.

Que fatores devem ser tidos em conta por parte da organização no âmbito da gestão de projeto?

Claramente, o primeiro fator tem a ver com a cultura das organizações. Verifica-se ainda uma enorme dificuldade em sair dos paradigmas de gestão construídos na primeira metade do século passado. As organizações continuam a pensar funcionalmente, fechadas nas suas “capelinhas” e só com grande dificuldade se vão adaptando à natureza multifuncional dos projetos. O foco tem que ser na eficácia dos resultados, mais do que na eficiência dos procedimentos, embora exista entre estes uma necessária uma complementaridade.

A Ponces de Carvalho e Associados tem vindo a prestar serviços de formação e consultoria de gestão de projetos para diversas empresas e instituições públicas e privadas. Que principais dificuldades são sentidas por parte do tecido empresarial português?

As dificuldades decorrem essencialmente da inércia das organizações para alinharem os seus processos de trabalho com as boas práticas de gestão de projetos. A formação é muitas vezes dada por pessoas que apenas debitam conceitos, sem experiência vivida no terreno e sem terem a preocupação de adaptar o discurso às características de cada organização. Parta além disto, é muito mais fácil nomear pessoas para acções de formação, muitas vezes sem obedecer a um plano consistente, do que a organização fazer o seu trabalho de casa, ou seja, criar as capacidades organizacionais necessárias para gerir projetos corretamente, de uma forma simples mas eficaz.

As organizações devem perceber por que razões querem adquirir capacidades em gestão de projetos, recorrerem a profissionais competentes para desenvolver as competências internas, e, o mais importante de tudo, estarem dispostas a ajustar os seus métodos e processos de trabalho. Em suma, falta as organizações assumirem a necessidade de uma verdadeira governação da gestão dos projetos.

E para a própria Ponces de Carvalho e Associados que desafios lhe são colocados atualmente?

Fazendo uma retrospetiva de mais de 25 anos a promover a gestão de projetos e a necessidade de apoiar o trabalho dos gestores de projeto, sentimos que temos sido uma espécie de “ONG da Gestão de Projetos”.

O desafio continua a ser a mudança dos métodos de trabalho e, sobretudo, das mentalidades. É muito difícil que esta mudança se consiga só com formação, sendo a consultoria necessária para interiorizar os conceitos e para as organizações rentabilizarem o investimento na formação através duma adopção efetiva das boas práticas de gestão.

“Valorizar a Gestão de Projeto”

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A DDN – Eng apresenta-se no mercado com a garantia de oferecer os melhores produtos e as melhores práticas na área da Construção Civil. Quais os principais desafios que enfrenta atualmente este setor?

O maior desafio que o setor tem atualmente prende-se com o facto da indústria da construção ter reduzido drasticamente a sua capacidade de produção atendendo á brutal redução de atividade a que foi sujeita de 2008 a 2016 e apresentar atualmente graves dificuldades em responder á procura do mercado.

Durante esse período assistimos à fuga de técnicos qualificados para mercados com grandes necessidades de Mão de Obra, capazes de pagar salários mais elevados e oferecendo boas condições para se manterem emigrados.

A par disso deixaram de entrar na linha de produção da indústria da construção novos técnicos a que se somou a saída da atividade de outros com a reforma. Atendendo a tudo isso urge retomar o ensino profissional em todas as áreas de forma a corresponder às necessidades em volume e qualidade.

A DDN – Eng ajuda os clientes a tornar os seus projeto uma realidade, através da gestão, execução e coordenação dos estudos necessários para valorizar o projeto.

Sim, a DDN oferece uma visão integrada de todo o processo de construção, desde a conceção (projetos) passando pelos licenciamentos junto das entidades, até  à construção.

Os nossos clientes têm atividades que não a construção. Vendem bricolage, artigos de desporto, quartos de hotel, produzem/processam fruta, entre outras, e para assegurarem a expansão da sua atividade ou criam uma estrutura de engenharia interna para acompanhar esse desenvolvimento ou contratam esse serviço fora evitando aumento de custos fixos e sobretudo garantindo os melhores profissionais para a concretização de todo o processo. É a qualidade e o profissionalismo dos nossos gestores de projeto que assegura a preparação de um bom plano para cada projeto com um controlo de risco ao longo do seu desenvolvimento, em termos de custos, prazo e qualidade.

Sabem que o sucesso de um projeto está dependente de várias condicionantes. Que condicionantes são essas?

As principais condicionantes e mais comuns são o custo, o prazo, a qualidade e a relação entre todas as partes interessadas, particularmente as entidades públicas. Infelizmente estas continuam a ser o maior obstáculo ao investimento,  interferindo diretamente com todo o processo de construção e sobretudo ao nível do licenciamento. Para mitigar os riscos associados a estas entidades devemos preparar e acompanhar os projetos de forma que os processos ao entrarem tenham previamente em conta as sensibilidades que vão enfrentar.

E as empresas estão cientes destas condicionantes?

Sim, infelizmente quer do lado dos nossos clientes investidores, quer do lado das empresas de projeto, construção e fiscalização este é o tema do dia. É como se assistíssemos a um Portugal a duas velocidades. O das entidades privadas a empurrar para o desenvolvimento e o das entidades públicas a travar esse desenvolvimento arrastando os processos, demorando apreciações e adiando o investimento bem como a criação de riqueza.

É necessário, nos dias que correm, perceber-se a importância do Gestor de Projeto nas organizações. Qual é, portanto, a importância da gestão de projetos?

A Gestão de Projetos é a forma mais moderna de enfrentar a concretização de um Investimento, proporcionando um formato bem sistematizado e orientado de preparar e conduzir o mesmo até à sua conclusão com um controlo absoluto de todas as etapas, carecendo, contudo, que o modelo de negócio das organizações se adapte a esta realidade de forma a tirar o máximo de partido da mesma.

Com um modelo negócio onde se pratica uma gestão por projeto é possível alinhar os objetivos e indicadores gerais da empresa com os de cada projeto assegurando uma monitorização das partes que depois vão assegurar o todo e com isso o domínio sobre a atividade.

A gestão de projetos assume um papel determinante na melhoria da competitividade das empresas. O que torna, efetivamente, a gestão de projetos sustentável?

A prática de Gestão por Projetos, com recurso a profissionais devidamente habilitados (com certificação IPMA, PMI ou outras) para o efeito é a via mais eficaz para o sucesso individual de cada projeto e das empresas que a praticam pelas razões que expliquei antes, permitindo uma condução cuidada em função de indicadores de projeto alinhados com os indicadores/objetivos gerais da organização.

A sustentabilidade da Gestão de Projetos é assegurada recorrendo às práticas internacionalmente recomendadas, as quais garantem um sucesso final de cada projeto e com isso o da organização.

Existem inúmeros aspetos que poderia destacar na concretização dessa sustentabilidade, mas falo apenas num, referente à recolha e disseminação das lições apreendidas em cada projeto. Com a concretização deste especto da Gestão de Projetos, as organizações criam dinâmicas de aprendizagem e melhoria contínua que proporciona a sua regeneração permanente e crescimento garantido.

“O que faz a diferença em qualquer projeto são sempre as pessoas”

Enquanto Associação Portuguesa de Gestão de Projetos, quais diria que são os principais itens que um projeto tem de ter para ser bem-sucedido?

O que faz a diferença em qualquer projeto são sempre as pessoas. A sua motivação e envolvimento, bem como o modo como são lideradas são aspectos essenciais, assim como a existência de uma verdadeira equipa e não apenas um mero conjunto de pessoas. Mas, para além de Gestores de Projetos profissionais e com competências certificadas, o modo como a Gestão de Projetos está implementada nas organizações é sempre um factor crítico. Podemos ter excelentes Gestores de Projetos e excelentes equipas a utilizar uma metodologia bem estruturada e suportada nas melhores ferramentas, mas se a organização não estiver preparada para suportar a Gestão de Projetos e os seus Gestores de Projetos, o sucesso estará inevitavelmente comprometido.

Quais as áreas de atividade que a Associação abrange?

A APOGEP faz parte da IPMA – International Project Management Association que é uma confederação de associações de 70 países. Por via desta afiliação, implementámos em Portugal o modelo 4-L-C de certificação profissional de Gestores de Projetos que é um modelo de certificação de competências em 4 níveis. Em Portugal existem já mais de 2.000 profissionais certificados neste modelo.

Desde 2008 que a APOGEP, por protocolo celebrado com o IPQ, é Organismo de Normalização Sectorial (ONS) para a Gestão de Projetos. Nesta qualidade, o ONS-APOGEP participa activamente com uma Delegação Nacional junto do ISO PC 236 que desenvolveu a Norma ISO 21500 – “Project management – A guide for project management”, continuando permanente a acompanhar os trabalhos do ISO PC 236.

A APOGEP integra uma estrutura autónoma, a Young Crew Portugal, destinada a jovens estudantes e profissionais até aos 35 anos, que desenvolve inúmeras actividades como tertúlias e workshops e participa em projetos internacionais da Young Crew com as restantes Young Crews do mundo IPMA.

No âmbito da sua missão de promover a profissão e as boas práticas de Gestão de Projetos, a APOGEP organiza com regularidade uma variedade de eventos, alguns dos quais têm trazido a Portugal oradores conceituados.

De forma geral, quais são as maiores necessidades que identifica nas empresas quando o tema é “projetos”?

Ainda há muitas organizações onde subsiste uma enorme confusão sobre o que é um projeto, em muito devido à vulgarização desta palavra. Para além disso, muitas organizações que começaram a perceber que toda a sua actividade que não seja “operações” deve ser gerida por projetos, cometem o erro de pensar que basta adoptar uma qualquer ferramenta informática para esse fim. Por fim, temos ainda a situação de organizações que decidem adoptar ferramentas e metodologias de tal modo complexas que a Gestão de Projetos torna-se um problema e não uma solução.

Qual é o papel do gestor de projeto?

O Gestor do Projeto é a pessoa responsável por garantir que o projeto é levado a cabo de acordo com os requisitos, entregando valor e assegurando os benefícios esperados. Em rigor, é o responsável último e máximo pelo projeto e pelo seu sucesso, sendo que para poder exercer essa responsabilidade deverá ter o poder e os meios para o fazer, o que nem sempre acontece.

Numa lista de cinco práticas quais enumeraria como aquelas que são imprescindíveis?

As “práticas”, para serem postas em prática, implicam competências. As competências necessárias a um Gestor de Projetos, de Programas ou de Portefólios encontram-se descritas no ICB – Individual Competence Baseline da IPMA, documento sobre o qual assenta o modelo de certificação de competências da IPMA-APOGEP. São 29 elementos de competência distribuídos por 3 domínios – Perspectiva, Pessoas e Prática. Escolher 5 destes 29 elementos de competência não é fácil e diria que depende do contexto. No domínio das Pessoas escolheria a “Liderança” e a “Comunicação” porque, de alguma forma, são imprescindíveis às restantes. Do domínio da Prática destacaria o “Âmbito” e os “Riscos e Oportunidades”. O Âmbito porque é crucial que um Gestor de Projetos seja capaz de definir e controlar o âmbito do seu projeto, sendo este a base de tudo o resto. Riscos e Oportunidades, porque um projeto sem riscos é um projeto em risco. Por fim, no domínio da Perspectiva, “Cultura e Valores” é um elemento de competência cada vez mais determinante num mundo de projetos cada vez mais diversificados e multiculturais.

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