Por Rui Almeida, CEO e Managing Partner Moneris
O setor da contabilidade foi e tem sido historicamente reativo, adaptando-se de forma competente às alterações impostas pela administração tributária e por outros organismos da administração pública, com os quais tem partilhado uma relação de reconhecida, mas indesejável, interdependência. Este tem sido um setor tradicionalmente conservador, em que a transformação de processos e caminho tecnológico tem sido impulsionado, mas também condicionado pela “máquina fiscal”. Um paradoxo, mas de facto dele tem vivido esta atividade e grande parte do seu tecido profissional empresarial, que, salvo algumas honrosas exceções, não se consegue emancipar da conformidade, da obrigatoriedade e do cumprimento das exigências impostas pelo normativo e pelos processos declarativos.
No último ano, a pandemia trouxe, contudo, desafios renovados ao setor, obrigando-o a uma aceleração sem precedentes na forma como este se organiza, como operacionaliza o seu negócio e no modo como interagem todos os que dele fazem parte.
A tecnologia surgiu assim como condição essencial para garantir o cumprimento de normas sanitárias, permitindo a continuidade do serviço ao cliente e o cumprimento de todas as obrigações declarativas para com o Estado, afinal o seu propósito essencial e, em grande medida, “higiénico”.
Ao contrário do que se passa noutros países, como por exemplo em Inglaterra, onde o papel está praticamente ausente dos processos contabilísticos, Portugal continua a preservar a importância do papel e do documento físico em geral. Os constrangimentos à aceitação do arquivo digital ou de documentos eletrónicos continua a ser um óbice a uma maior digitalização das atividades, a um contexto de maior automação, eficiência e de desmaterialização.
Mas chegará, seguramente, o tempo em que o Estado e as instituições que à sua volta, ou por sua conta, gravitam, exigirão alterações, até aqui por estas reprimidas. É o paradoxo em que vive um setor que tarda em se emancipar e, salvo algumas honrosas exceções, poucos são os que profissionais, sociedades profissionais ou sociedades comerciais que encetaram um verdadeiro esforço de se tornarem empresas digitais.
As tecnologias emergentes como a “cloud”, “machine learning”, “automação”, “blockchain”, “internet of things”, “Data analytics”, entre outras, colocam desafios novos, competências diferenciadoras, habilitações em diferentes ramos do saber, conhecimentos que a maior parte das empresas do setor não possuem, nem demonstram predisposição para acomodar e investir, no seu caminho inevitável que devem e terão de fazer, na procura de sustentabilidade e de garantir que se mantêm competitivas e relevantes no apoio aos seus clientes.
Na Moneris desde há muito que abraçámos a Indústria 4.0 e o advento da era digital, assente no valor e na massificação dos dados, que proporcionam desafios e oportunidades únicas às empresas de contabilidade, de apoio fiscal, de processamento salarial e de consultoria financeira e de gestão.
Cada vez mais estamos centrados na Automação Robótica de Processos (RPA), que nos permite lidar com tarefas repetitivas e demoradas, como sejam as submissões fiscais ou a análise de dados. A Moneris conta hoje com uma suite de Accounting Automation que é já parte integrante dos nossos processos de prestação de serviço ao cliente. Com estas tarefas agilizadas, os nossos contabilistas e consultores podem dedicar tempo ao trabalho de análise estratégica e consultoria ao negócio, acrescentando valor ao cliente e posicionando-nos como um parceiro efetivo no apoio à gestão.
E se os Robots são capazes de substituir as pessoas em processos que acrescentam pouco valor, mas que são essenciais para assegurar uma plena conformidade fiscal e laboral, por exemplo; já as ferramentas que disponibilizamos como a App Moneris (disponível no telemóvel, seja Android ou IOS) ou o Moneris Files (a nossa plataforma de arquivo digital), permitem a conetividade remota, garantem maior eficiência e tempestividade das interações entre clientes e colaborares, asseguram a definição de perfis e rastreabilidade de acesso à informação, certificam a confidencialidade na transmissão de informações e dados do negócio.
É com esta dinâmica de transformação digital que somos levados a criar soluções inovadoras, baseadas em tecnologias como a cloud (infra-estruturas e software), a inteligência artificial, as webAPI, os RPA (robôs) ou machine learning. Estas tecnologias são ferramentas chave para que as organizações dinamizem os seus negócios e os transformem, respondendo aos desafios de evolução que estamos a enfrentar.
Um dos desafios mais prementes nesta fase que atravessamos é o da mobilidade empresarial, levando as tarefas dos escritórios físicos para modelos de trabalho remoto ou híbrido. Uma das soluções implementadas pela Moneris foi a transferência para a cloud de toda a infra-estrutura de servidores e disponibilizar todas as nossas aplicações de negócio (ERP, CRM, Portal de Colaborador e outros) em ambiente cloud ou web. Complementámos também a nossa oferta, disponibilizando aos nossos clientes o acesso ao ERP em ambiente SaaS (Software as a Service), ganhando estes a possibilidade de ter acesso ao ERP via web em qualquer lugar, para tanto bastando um acesso de internet.
Com enorme potencial de inovação, a utilização de WebAPI permite o desenvolvimento de projetos de integração entre softwares, criando fluxos de trabalho únicos, eliminando a duplo registo e minimizando o erro. O potencial desta solução estende-se também às empresas multinacionais a operar em Portugal, que habitualmente utilizam ERP internacionais ou softwares de outros países que não se encontram certificados de acordo com o sistema legal e fiscal português. Através da utilização de WebAPI, é possível processarmos dados destes softwares, sendo estes integrados em softwares nacionais certificados, automatizando desta forma os processos funcionais, contribuído para empresas e soluções mais eficientes.
Também a digitalização de documentos, as aplicações móveis ou os portais colaborativos têm desempenhado um papel relevante neste processo de transformação digital, contribuindo para a desmaterialização de processos, anteriormente suportados em papel e em trabalho administrativo complexo e burocrático. A digitalização de documentos veio melhorar o acesso aos documentos e aos dados, reduzindo o consumo de papel, otimizando o tempo de processamento e permitindo pesquisas e consultas muito mais rápidas e eficientes do que o antigo formato em papel.
A tecnologia hoje disponível permite diferentes cenários de adoção, e combinando algumas destas soluções é possível às empresas desenvolverem a digitalização de processos de negócio, reduzindo ao mínimo a intervenção humana e focando os seus colaboradores em tarefas mais motivadoras e críticas para o negócio. A digitalização, seja através do reconhecimento de documentos, seja através da geração de documentos nativos em formato digital, introduzirá nas empresas o conceito paperless reduzindo significativamente o uso do papel, com claro impacto económico e ambiental.
Por outro lado, a transformação dos métodos de trabalho, com a introdução de tecnologia na realização das tarefas, acarretará também a introdução do conceito touchless, ou seja, uma redução significativa da intervenção humana na execução dos processos, permitindo o foco dos colaboradores em funções mais relevantes, utilizando o trabalho produzido por processos tecnológicos ou digitais.
A Moneris é cada vez mais uma empresa de contabilistas, fiscalistas e consultores de gestão que se diferenciam pelas suas competências tecnológicas, mas também de tecnólogos e consultores informáticos onde sobressai o seu conhecimento pelas questões económicas, financeiras e contabilísticas.
A mudança só faz sentido quando está alinhada uma clara visão estratégica e é esse caminho que estamos a construir na Moneris, nos projetos e nos clientes que confiam em nós o acompanhamento do seu negócio.
Redefinimos processos, agilizamos atividades, otimizamos procedimentos, de forma a assegurar que, nos serviços que prestamos aos nossos clientes, reduzimos o tempo de resposta, maximizamos a eficiência e o potencial de desempenho, minimizamos os custos da operação e melhoramos a experiência do cliente.