Missão Bizdocs: Converter os escritórios de Contabilidade em Agentes da Transformação Digital das PMEs

A prestigiada Latourrette Consulting ajuda as organizações em todo o mundo a simplificarem a sua maneira de interagir com os seus documentos e processos de negócios. Para o efeito, a empresa sediada no Porto criou a solução Bizdocs – maioritariamente dirigida para digitalizar a relação entre os escritórios de Contabilidade e os seus clientes – traduz-se numa plataforma multicanal e dinâmica que gere, de forma inteligente e integrada, todos os documentos de negócio das PMEs. Carlos Latourrette, Fundador e CEO da Latourrette Consulting e da Statup Bizdocs, contou à Revista Pontos de Vista as mais-valias que o Bizdocs traz para um mercado que se encontra atualmente em transição digital.

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Como seria se as empresas tivessem toda a informação de forma digita e se a mesma se organizasse automaticamente? Esta é a pergunta que se impôs ao longo da entrevista e, no fundo, a base da criação do Bizdocs.
Com um percurso fortemente preenchido de know-how e inovação – e muito antes de se falar em transição digital ou robotização de processos – Carlos Latourrette já desenvolvia o seu trabalho com base neste tema. Assim, desde sempre ligado às verdadeiras vantagens do mundo digital, soube implementar no mercado a solução que aumenta a eficiência dos Escritórios de Contabilidade, melhora a experiência com os seus clientes, partilha documentos em absoluta segurança, automatiza o processamento de informação de faturas e muito mais.
“Sabe-se que em Portugal – com exceção das grandes empresas – quem trata da documentação de uma PME é um escritório de contabilidade. Um Contabilista cumpre, claro está, o calendário das obrigações fiscais e legais que, na sua maioria, são praticadas mensalmente ou de três em três meses”, inicia Carlos Latourrette. O Bizdocs surgiu, precisamente para colmatar esta lacuna que dificulta e muito a tomada de decisão destes negócios.

Como funciona o Bizdocs?
Todos já sentimos em algum momento a complexidade que é ter de gerir uma montanha de papel, desde faturas e talões de caixa, até contratos e declarações. Neste sentido, o Bizdocs veio simplificar este processo: com a missão de ajudar os Escritórios de Contabilidade e as PMEs – que poderiam ter, de alguma forma, mais dificuldade em chegar a estas tecnologias – esta solução aumenta a sua eficiência, seja de produtividade como também de gestão financeira, através de toda a informação que envolve o seu negócio e à distância de um clique.
“O Bizdocs é uma solução que aumenta em dez vezes a produtividade do registo de documentos pelos contabilistas. Ao utilizar esta ferramenta, a PME não precisa de enviar fisicamente os papéis para a Contabilidade, o que levará a um otimizar do tempo. Qualquer que seja a forma que o nosso cliente queira enviar essas informações, o Contabilista vai recebê-la sempre de uma única maneira: através da nossa plataforma. Ou seja, se eu enviar um e-mail ou se simplesmente tirar uma fotografia ao documento que pretendo enviar, o Contabilista vai sempre recebê-lo no Bizdocs, e isso muda tudo – o Contabilista tem total controlo de toda a informação que recebe, em qualquer momento, e o cliente tem a liberdade de, assim que necessitar, aceder a essas mesmas informações”, sustenta o nosso entrevistado. Ainda que haja quem «resista» a esta verdadeira mudança de paradigma, quem pretender continuar a enviar os documentos de maneira tradicional, o Contabilista tem possibilidade, através desta solução, de os converter instantaneamente em formato PDF.
Sendo, assim, um sistema que aceita qualquer formato de documento, do papel digitalizado à simples fotografia de telemóvel, reconhecendo o texto, classificando-o por tipo e arquivando-o automaticamente, é legítimo afirmar que «simplificar» é a palavra de ordem desta solução.
Importa ainda referir que, entre os vários pacotes que disponibiliza, a mensalidade para a PMEs poderá ter um custo de apenas dez euros, tendo acesso a um Arquivo Digital de documentos contabilísticos ilimitado!

As vantagens desta solução para o setor da Contabilidade
São inúmeras as mais-valias que o Arquivo Digital Bizdocs atinge neste mercado. Mais ain- da porque, a área da Contabilidade, ainda que pouco reconhecida, é fundamental para o de- senvolvimento económico das empresas, em qualquer localização geográfica. Para Carlos Latourrette, esta missão de (quase) serviço público poderá ter, se bem implemen- tada, um efeito «bola de neve». “Se ajudarmos a aumentar a velocidade e a qualidade dos serviços prestados pelos escritórios de Contabilidade, estamos a aumentar a qualidade das PMEs Portuguesas”. Se melhorarmos as condições dos mesmos, para não gastarem tempo a registar os documentos e passarem a tê-lo, de forma extra, para ajudar na gestão das empresas, todos ficam a ganhar”. Contudo, e segundo o nosso entrevistado, “há muitos profissionais da área contabilística que ainda não sabem que é possível aplicar um Arquivo Digital legal e que se podem destruir os papéis. E nós temos tentado transmitir esta mensagem, através de Webinares, em como não só é possível e legal, como é extremamente funcional e vantajoso para todos”. Falta, por isso, um longo caminho a percorrer até que, de uma forma geral, haja uma consciencialização da mudança e do quão benéfica poderá ser. É precisamente através destes Webinares que o Bizdocs desmistifica informações e conceitos e leva a cabo a sua voz.
“Estamos a criar um movimento, não tenho dúvidas nenhumas. Temos vindo a realizar muitas ações de consciencialização em relação ao tema do Arquivo Digital e estamos, neste momento, a apontar aos mil escritórios de Contabilidade que utilizam o Bizdocs. E mais, os que usam garantem que já não conseguiriam deixar de o fazer”, reconhece o nosso interlocutor.
Além disso, se anteriormente o papel era o método tradicional e o único utilizado, atualmente, a pandemia que (ainda) atravessamos veio mudar o paradigma e «despertar» para a importância do digital. Hoje, mais do que nunca, os escritórios de Contabilidade têm de acompanhar as tendências do mercado e, consequentemente, dos novos métodos de trabalho.

Transição Digital no setor da Contabilidade
Por muitos visto como um dos grandes impactos positivos – se assim o pudermos chamar face à problemática que é a pandemia da COVID-19 – dos tempos incertos que vivemos, o Bizdocs estava já, obviamente, bem preparado para enfrentar as adversidades que se avizinhavam. Mas será que o setor em geral também estaria?
Ora, como em tudo, há sempre quem demore mais a adaptar-se à mudança, contudo, e na opinião de Carlos Latourrette, esta pandemia ajudou a população a consciencializar-se do tema da transição digital. “As pessoas tiveram de ir para casa e, muitas delas, tiveram de levar consigo as capas dos documentos que guardavam (e bem). Mas aí, penso que perceberam que tinham de fazer algo para mudar. Os nossos clientes, felizmente, obtiveram manifestações enriquecedoras no sentido da valorização do Bizdocs: quem já o utilizava, não teve qualquer problema de adaptação. Mas temos de perceber também que este é um processo lento porque estamos a introduzir uma tecnologia nova e as pessoas não estão habituadas a tratar fluxos documentais digitais”.
Exatamente por este motivo é que hoje, mais do que nunca, o Bizdocs pretende elevar o nível de conhecimento das pessoas que trabalham nas PMEs e impulsioná-las rumo ao novo mundo que é o digital, produzindo o anteriormente mencionado efeito «bola de neve». “A nossa solução está pronta a utilizar a partir do momento que o utilizador entra. E isso pode acelerar esta transição digital. Se as PME começarem a perceber que todos se relacionam digitalmente com o resto do mundo (até com o seu contabilista), vão querer acompanhar e expandir essa tendência. É uma verdadeira mudança de paradigma”, admite o CEO da Startup Bizdocs.
Estrategicamente, o Plano de Recuperação e Resiliência poderá ser ainda um motor de desenvolvimento. Contudo, e segundo Carlos Latourrette, “para as empresas tirarem partido desta ajuda terão de se organizar, sabendo que, a maior parte terá a ver com tecnologia, seja para melhorar o clima, o turismo, a saúde, entre outros. Agora, como é que isto vai chegar aos negócios ainda é uma incógnita”.

«Passar a mensagem» é o caminho
Com uma funcionalidade que simplifica a vida de muitos, o Bizdocs pretende agora continuar a promover as sinergias para que, juntos, todos os profissionais de contabilidade possam evoluir. Com sinergias digam-se novos Webinares que terão como título “O Contabilista de Sucesso”: não falando apenas de tecnologia, o objetivo é trazer à fala pessoas que já atingiram o sucesso das suas carreiras de empreendedores no setor dos escritórios de contabilidade, para partilharem as suas histórias, de acordo com um tema que será diferente em cada uma das sessões. O próximo será lançado, à partida, já em dezembro.
Apesar de ser com grande dedicação que Carlos Latourrette organiza e desenvolve estes espaços de discussão, que para si são de utilidade pública, ainda há muito que deveria ser feito em Portugal, nomeadamente a criação de eventos direcionados para a transferência de tecnologia para o setor da Contabilidade, para que estes profissionais pudessem trocar ideias e, mais importante, serem expostos às novidades que existem no mercado, tal como se faz a nível internacional e, em particular no Reino Unido. No fim não há dúvida: “quanto mais tecnológico for o setor da Contabilidade, melhor serão os serviços que prestam às empresas e, se assim for, maior será o PIB desse país”, termina o Fundador do Bizdocs que acredita que “os nossos Escritórios de Contabilidade serão os verdadeiros Agentes da Transformação Digital de Portugal”.

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