A Contabilidade na era Digital

Para falar da contabilidade na era digital, é importante que se perceba o que é e para que serve a contabilidade. É uma ferramenta fundamental para o bom funcionamento de uma empresa, independentemente do tamanho ou do setor. Não só ficam registadas todas as transações financeiras da empresa, como disponibiliza informações importantes na hora da tomada de decisão.

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JOÃO CARVOEIRA, TEAM LEADER DA FINPARTNER

Uma contabilidade bem organizada e atualizada, fornece informações precisas e fiáveis sobre a situação financeira da empresa. Para tal, são registadas contabilisticamente todas as despesas, receitas, pagamentos, recebimentos, permitindo uma visão clara da empresa e permite também identificar áreas de melhoria, reduzir custos e maximizar os lucros.

A informação contabilística pode ser apresentada de diversas formas, por exemplo através de um balancete, balanço ou uma demonstração de resultados.

Estas demonstrações financeiras são utilizadas, a título de exemplo, por investidores, sócios, fornecedores, de modo a avaliar a saúde financeira da sua empresa.

Outra função importante da contabilidade é auxiliar no planeamento financeiro e na tomada de decisões estratégicas. Com base na contabilidade, os gestores podem definir metas financeiras, determinar a viabilidade de projetos, acompanhar a evolução dos resultados ao longo do tempo ou até antecipar possíveis cenários futuros.

Mas para tal, é fundamental possuir toda a documentação necessária, devidamente organizada. Falamos de faturas, recibos, extratos bancários, contratos, ou qualquer outro documento que comprove as transações financeiras da empresa.

Nos dias de hoje, e com as ferramentas digitais disponíveis no mercado, todos os contabilistas têm ao seu dispor a possibilidade de automatizarem os seus processos, concentrando assim mais atenção para a análise financeira da sua empresa.

O facto de ser possível recebermos os documentos em formato digital, é uma mais valia para o cliente, em que não tem de enviar por correio ou deixar no escritório da contabilidade, como para o contabilista na medida em que simplifica a logística como também pelo caracter ambiental, onde cada vez se desperdiçam menos recursos.

Além disso, a contabilidade é importante para garantir a transparência nas informações financeiras da empresa, o que é essencial para transmitir confiança.

Com o avanço da tecnologia, a contabilidade passou por grandes transformações e hoje, a maioria dos processos são realizados de forma automatizada e online.

Há uma série de benefícios que podemos aproveitar com as ferramentas digitais, um dos principais é a possibilidade de automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, o que reduz consideravelmente o tempo gasto com essas atividades e permite que os contabilistas se foquem em análises mais detalhadas.

Ao invés de lançar os documentos, conciliar, entre outros, estas tarefas são informatizadas com facilidade requerendo, no entanto, atenção aos dados e números produzidos pela ferramenta.

A redução dos custos também é algo a ter em conta, diminui substancialmente a necessidade de papel, e permite o acesso fácil e rápido a qualquer documento.

Outro ponto positivo da contabilidade na era digital é a redução de erros. Com o uso de softwares especializados, é possível minimizar os riscos de erros humanos na organização e análise dos dados financeiros, o que garante maior precisão e fiabilidade nas informações contabilísticas.

Além disso, a contabilidade digital permite uma maior facilidade em preparar relatórios e demonstrações financeiras.

No entanto, apesar de todas as vantagens da contabilidade na era digital, existem também há alguns desafios e aspetos negativos a serem considerados.

Um dos principais pontos de preocupação é a segurança dos dados financeiros. Com a digitalização dos processos contabilísticos, as empresas devem adotar medidas rigorosas de proteção contra possíveis ataques cibernéticos e exposição de informações confidenciais.

Para garantir ou maximizar a segurança online no armazenamento da documentação, uma empresa pode utilizar serviços de armazenamento em nuvens seguras, e implementar políticas de segurança, incluindo controlos de acesso, senhas fortes, ou mesmo a autenticação de dois fatores.

Deve ainda efetuar backups regularmente, garantindo que em casos de falhas ou ataques, seja possível recuperar toda a informação, atualizar os seus softwares, corrigindo assim algumas falhas na segurança, e investir em soluções de segurança como firewall e antivírus.

A contabilidade digital requer também um investimento inicial em softwares, formações para as equipas, o que pode representar um custo adicional para as empresas. Além do mais, a transição para a contabilidade digital pode ser desafiadora para alguns contabilistas menor familiarizados com as tecnologias e ferramentas digitais, exigindo um processo de adaptação e atualização constante.

A era digital traz também melhorias à profissão de contabilista

Com a evolução da tecnologia, o contabilista vê-se forçado a uma constante atualização de matérias desde contabilidade, ao mercado financeiro, ao sistema de tributação e à tecnologia inerente a todas.

Atualmente, o contabilista pode até assumir o papel de auditor, analista e/ou consultor, o que faz com que a profissão valorize.

O contabilista é hoje alguém que tem de ter a capacidade de enfrentar e abraçar novos desafios que estão inerentes a uma profissão em constante mudança.

Com todas estas alterações, tem-se gerada a preocupação de que muitos empregos possam vir a ser substituídos, no entanto nenhuma máquina tem a capacidade analítica e emocional que um ser humano tem.

Em resumo, a contabilidade na era digital apresenta uma série de benefícios, como a automação de processos, redução de erros e agilidade na geração de relatórios. No entanto, é importante estar atento aos desafios, como a segurança dos dados e os custos envolvidos na implementação da contabilidade digital. É essencial que as empresas estejam preparadas para aproveitar as vantagens da contabilidade na era digital, mantendo-se atualizadas e investindo em tecnologias que possam otimizar seus processos.

Não devemos recear as mudanças, devemos considerar a evolução da tecnologia como uma aliada e tirar o maior proveito dela.