Sara Duarte, Chefe De Equipa Da Finpartner
Ana Augusto, Assistente De Contabilidade Da Finpartner
Joana Alves, Assistente De Contabilidade Da Finpartner
É através da informação que provém da contabilidade interna de uma empresa que se dá a tomada de decisão por parte dos órgãos de gestão, daí a importância do seu rigor e confiabilidade. Estas decisões estratégicas passam por investimentos futuros com eficiente alocação de recursos, planeamento estratégico que consiste em planos a longo prazo que dependem das projeções financeiras apresentadas e ainda a gestão de custos eficazes para identificar e reduzir desperdícios.
Para além da tomada de decisão, é importante referir a credibilidade da empresa perante investidores e credores, ou seja, a transparência ajuda a construir a confiança dos investidores através de uma comunicação aberta e honesta sobre as práticas e políticas da empresa, assim como, os relatórios financeiros apresentados. A reputação de mercado também pode ser influenciada negativamente se os dados financeiros não forem precisos e corretos.
Uma empresa deve sempre apresentar uma documentação adequada e atempada, sendo esta essencial para a eficiência e conformidade de qualquer empresa. Esta garante que a informação é precisa e verdadeira para a tomada de decisão.
A documentação adequada são documentos completos e precisos com todos os requisitos exigidos por lei e pelos normativos, que servem de base a uma boa contabilização interna. Alguns exemplos destes registos financeiros são as faturas, recibos e extratos bancários. Podem ainda ser contratos com clientes, fornecedores e parceiros ou documentação de propriedade intelectual e licenças. Ao nível de recursos humanos os registos são contratos de trabalho, registos de presença e avaliações de desempenho. Podem ainda haver registos operacionais como planos de projetos, cronogramas e manuais de operação. A documentação atempada indica que a documentação está presente no momento certo garantindo que a informação esteja disponível quando necessária.
Um processo recorrente que garante a fiabilidade da informação financeira são as reconciliações mensais ou regulares. Estas reconciliações consistem na comparação entre a informação financeira e documentos externos, como, por exemplo, os extratos bancários, de forma a identificar e corrigir discrepâncias. Existem vários tipos de reconciliações, as mais comuns são as reconciliações bancárias, as reconciliações de contas a receber (verificação de saldos de clientes), as reconciliações de contas a pagar (verificação de saldos de fornecedores) e as reconciliações de inventários (contagens físicas de matérias).
A avaliação e a gestão de riscos são uma componente crítica do controlo interno. Um programa eficaz de gestão de riscos envolve a identificação de riscos que podem afetar a empresa, os quais inclui os riscos financeiros, operacionais, de conformidade e estratégicos, a análise do seu impacto, ajudando a priorizar os riscos com base na sua gravidade e probabilidade de ocorrência, o desenvolvimento de planos de mitigação, implementando controlos adicionais, a criação de planos de contingência e a realização de testes regulares de segurança.
A segregação de funções é essencial para minimizar os riscos e prevenir fraudes e erros. A distribuição de responsabilidades entre diferentes colaboradores ou departamentos cria um sistema de verificação e balanços, além de que garante que nenhum indivíduo tenha o controlo total sobre todas as fases de uma transação, prevenindo assim os conflitos de interesse e promovendo a independência nas revisões e aprovações.
A implementação de controlo de acessos rigorosos para sistemas e informações sensíveis, assegura que apenas as pessoas autorizadas podem aceder e modificar os dados financeiros.
Para tal deverão existir revisões regulares e auditorias internas frequentes que ajudem a identificar e corrigir as divergências.
A auditoria interna é um processo independente, com o objetivo de avaliar os procedimentos instaurados na empresa, de forma a garantir a conformidade com políticas, leis e regulamentos e proteger os ativos da organização e, se necessário, melhorar e ajudar continuamente as operações de uma empresa e desenvolver novas técnicas e metodologias para a gestão de riscos. A auditoria é executada por auditores internos da empresa de uma forma contínua e periódica que posteriormente reportam ao conselho de administração.
Para além das auditorias internas, é importante que exista uma validação independente e exata da conformidade da informação financeira. São estas, as auditorias externas, que complementam as auditorias internas. As auditorias externas têm como objetivo assegurar que as demonstrações financeiras refletem valores verdadeiros da posição financeira da empresa, ocorrendo anualmente no final do exercício fiscal.
Ambas as auditorias se complementam uma à outra. A auditoria interna centra-se em melhorar os processos e controlos internos, enquanto que a auditoria externa disponibiliza uma conferência independente das informações financeiras que, por si, traz uma segurança extra aos investidores e partes interessadas.
Os sistemas ERP que permitem o planeamento de recursos deverão também ser precisos e consistentes, permitindo a automação de processos, que reduzem o erro humano por um lado e, aumentam a eficiência dos processos por outro.
Ainda por forma a garantir a confiabilidade da informação financeira, a consistência e qualidades das operações, deverá existir uma documentação de processos (manual de procedimentos) e uma constante revisão e atualização das normas e práticas contabilísticas, de forma a garantir que os profissionais de contabilidade possuam o conhecimento técnico adequado às suas funções, exercendo-a de forma eficaz e facilitando também a formação e a orientação de novos colaboradores.
Na contabilidade existem diversos tipos de controlo, com o objetivo de tornar a informação financeira e contabilística mais rigorosa e objetiva.
1.Controlo de Caixa
Uma vez que o grande objetivo da contabilidade interna é o rigor da informação apresentada aos órgãos de gestão, o controlo de caixa é essencial para garantir que as transações financeiras sejam registadas de forma precisa e transparente. A gestão de caixa ajuda a prevenir fraudes, reduzir erros e melhorar financeiramente a empresa. Algumas práticas de controlo de caixa são:
– Segregação de funções, ou seja, existe uma supervisão que assegura que todas as operações de caixa sejam validadas por um supervisor ou gerente e, a divisão de responsabilidades que separa as funções de recebimento, registo e reconciliação de caixa entre diferentes colaboradores para prevenir fraudes e erros.
– Registo detalhado das transações, isto é, manter os registos detalhados de todas as transações de caixa, incluindo faturas / recibos, notas de liquidação e comprovativos de pagamento. Utilizar ainda sistemas informáticos para registar as transações de forma precisa e em tempo real.
– Revisões e Reconciliações regulares – realizar conciliações de caixa diárias com folhas de caixa e registos internos e, ainda, conciliar esses mesmos movimentos com precisão e regularidade para verificar a sua exatidão e identificar diferenças atempadamente.
– Controlo físico do dinheiro – utilizar cofres ou caixas resistentes para guardar o dinheiro físico de maneira segura e ainda limitar o acesso ao dinheiro físico a colaboradores autorizados.
– Procedimentos de depósito – realizar depósitos bancários regularmente e verificar que todos os depósitos são corretamente registados e conciliados.
Exemplos de Controlo de Caixa
1. Recebimento de dinheiro – registar todas as entradas de dinheiro, assim que seja aceite e emitir o respetivo recibo.
2. Registo Diário – inserir todos os movimentos de caixa no software de gestão até final do dia, e conferir os valores registados com o dinheiro físico em caixa.
3. Reconciliação – comparar o saldo final da caixa com o saldo inicial, acrescido das entradas, deduzido das saídas.
4. Depósitos Bancários – preparar o depósito a efetuar, registar esse movimento no sistema e guardar comprovativo.
5. Relatórios e Revisões – Efetuar uma revisão semanal ou mensal do fluxo de caixa com a equipa financeira.
Um controlo de caixa eficaz aliado a práticas rigorosas, utilizar tecnologia adequada e assegurar conciliações futuras é fundamental para minimizar riscos e aumentar a confiabilidade da informação.
2. Controlo de Pagamentos
O controlo de pagamentos consiste na monitorização e registo de todos os pagamentos efetuados pela empresa. Um controlo eficiente garante que todos os pagamentos são feitos atempadamente, de forma precisa e oportuna.
Componentes do controlo de pagamentos
1. Políticas de pagamentos: Conjunto de regras que especifica quem, quando e como são realizados os pagamentos, de forma a proporcionar um pagamento atempado e correto.
2. Autorização e aprovação: Os pagamentos devem ser autorizados e aprovados por pessoas como nível hierárquico adequado, evitando um uso indevido de fundos e pagamentos não autorizados.
Processo de Controlo de Pagamentos
1. Recebimentos de faturas: Recebimento e verificação de faturas de fornecedores e prestadores de serviços, confirmando os valores e quantidades especificadas.
2. Autorização: Submeter as faturas a quem de direito para autorização de pagamento. Ou entregar a quem de direito para efetuar o respetivo pagamento.
3. Efetuar o pagamento: seja por transferência bancária, cheque ou outro meio de pagamento.
4. Registo e armazenamento: Registo do pagamento no sistema de contabilidade e guardar o comprovativo em arquivo digital ou físico.
5. Reconciliação: Reconciliar regularmente os registos de pagamento com extratos bancários.
3. Controlo de Inventário
Para existir um controlo de inventário, é necessária a gestão de todos os bens e materiais utilizados no ambiente de trabalho, como, por exemplo o mobiliário, equipamentos de informática, materiais de escritório (papel, canetas, etc.), entre outros. Este tipo de controlo é crucial para evitar desperdícios, roubos, e para assegurar que os recursos estejam disponíveis quando necessários.
Principais Componentes do Controlo de Inventário de Escritório
1. Registo Detalhado de Itens;
2. Marcação de Itens: Uso de etiquetas de código de barras ou RFID (Radio-Frequency Identification) para identificação rápida e precisa de cada item;
3. Procedimentos de Requisição: Solicitação do material de escritório por parte do funcionário ajuda a rastrear o uso e a necessidade de reabastecimento;
4. Inventários Periódicos: Realização de contagens físicas periódicas para comparar com os registos do sistema e identificar discrepâncias;
5. Segregação de Funções: Dividir responsabilidades entre diferentes funcionários para prevenir fraudes, como a pessoa que faz a contagem física não ser a mesma que faz o registo;
6. Política de Aquisição: Definir regras claras para a aquisição de novos itens, incluindo aprovação de orçamento e seleção de fornecedores confiáveis.
Ou seja, garantir a confiança e precisão da informação financeira é essencial para a saúde financeira de uma empresa e a sua tomada de decisão. A implementação de controlos internos eficazes, uso de tecnologia adequada, conformidade com as normas contabilísticas e a realização de auditorias regulares são práticas fundamentais para alcançar os objetivos estratégicos. Essas medidas ajudam a empresa a manter a conformidade contabilística e estratégica, mas também a construir uma relação de confiança com investidores, credores e outros parceiros.