Num setor em constante evolução, onde os eventos deixaram de ser meros momentos de celebração para se tornarem plataformas de transformação social, a criatividade, a estratégia e a autenticidade tornam-se elementos centrais. É neste contexto que a Vanilla Project se destaca. Nesta entrevista à Revista Pontos de Vista, Silvia Pazos Rodríguez, Founder & CEO, partilha o percurso, os valores e o futuro da empresa que, em apenas dois anos, já conquistou reconhecimento internacional — como o prémio Rising Star Agency (Gold) nos Eventex Awards — e continua a afirmar-se como um motor de mudança no mundo dos eventos.
Para começar, pode apresentar-nos brevemente a Vanilla Project e o seu papel enquanto CEO da empresa?
A Vanilla Project é uma agência criativa especializada no desenho de conferências e eventos com impacto social, com larga experiência na área institucional e corporate. Temos como missão transformar eventos em momentos de reflexão, ação e que deixem um legado, com a responsabilidade de reunir os principais stakeholders num compromisso comum. No fundo acabamos por ter também um papel de consultoria e advisory, como parceiros estratégicos na área dos eventos e comunicação, transformando intenções em conceitos alinhados com a sua missão e valores.
O meu papel passa por estar ao lado dos nossos clientes do início ao fim dos projetos, assumindo com grande responsabilidade a missão e voto de confiança que me são dados.
O setor dos eventos tem evoluído rapidamente. Quais considera serem as principais tendências atuais e futuras?
O setor está a viver uma viragem clara; cada vez mais, os eventos deixam de ser apenas momentos de celebração e passam a ser plataformas de pensamento, e transformação. As tendências atuais refletem isso, vemos uma enorme procura por experiências imersivas, formatos híbridos, storytelling, e uma procura crescente por conteúdos que tenham um propósito.
No futuro, acredito que a diferenciação virá da sua autenticidade e impacto. Os públicos estão mais exigentes, atentos e seletivos, procuram experiências que os toquem e mobilizem para algo maior.
Inovação é essencial neste setor. Como é que a Vanilla Project integra a inovação nos seus projetos e serviços?
Na Vanilla, a inovação começa sempre por conhecer muito bem o cliente e quais os objetivos estratégicos com os eventos que pretendem criar, muito antes do conceito estar criado.
Esse processo permite-nos criar soluções verdadeiramente à medida, com conteúdos relevantes, formatos diferenciadores e experiências muito personalizadas.
Trabalhamos em estreita colaboração com diversos parceiros especializados e de total confiança, atuando como um elo entre todas as equipas, num prolongamento do cliente, cujo foco de atenção está no negócio. A Vanilla oferece uma abordagem integrada (all in one solution), incluindo a liderança estratégica, garantindo sempre qualidade, criatividade e inovação constante em cada projeto.
A sustentabilidade tem vindo a ganhar protagonismo em todos os setores. De que forma a Vanilla Project incorpora práticas sustentáveis nos seus eventos?
Desde planeamento logístico eficiente à escolha consciente de materiais, todas as soluções que propomos garantem o menor impacto ambiental. Procuramos integrar a sustentabilidade em escolhas como a contratação de transportes elétricos, gestão de resíduos, reutilização de materiais sustentáveis, entre outros.
A digitalização e a inteligência artificial estão a transformar os negócios. Como vê a aplicação destas tecnologias na produção e gestão de eventos?
Acreditamos que a tecnologia deve estar ao serviço da experiência humana, sem a substituir. A tecnologia tem um papel central na nossa sociedade e procuramos usá-la a nosso favor, sempre com a consciência de que não substitui a sensibilidade e criatividade humana que trazemos a todos os nossos projetos. A automatização da gestão e a comunicação com os participantes, feita com o apoio de aplicações digitais, por exemplo, é extremamente útil, principalmente em eventos de grande escala. Usamos estas ferramentas como potenciadores da estratégia, e isto permite-nos focar no que fazemos melhor.
A gestão de talento é outro pilar crucial. Qual é a estratégia da Vanilla Project para atrair, desenvolver e reter talentos num setor tão dinâmico?
Acreditamos em equipas ágeis e que estão alinhadas com o propósito da empresa. Valorizamos a troca de ideias, o pensamento estratégico e a criatividade. A cultura da Vanilla é de colaboração horizontal, que acompanha, desafia e dá espaço para crescer.
Tenho orgulho de ter trabalhado com alguns dos melhores profissionais do setor ao longo da minha carreira, e continuo a cultivar essas relações. Na Vanilla, a construção de equipas estende-se também aos parceiros externos com quem mantemos relações a longo prazo, e essa confiança mútua tem sido uma das nossas maiores forças.
Qual o papel da liderança na construção de projetos de excelência no setor dos eventos? E como descreve o seu estilo de liderança?
A liderança é o fio condutor que garante consistência, clareza e qualidade em todas as fases do projeto. No meu caso, acredito numa liderança presente, estratégica e empática que equilibra visão com capacidade de execução. No fundo, é colocar no centro das decisões as pessoas que fazem parte das equipas, respeitando todos os pontos de vista e ideias, numa liderança humana e ética.
Em eventos de elevada exigência institucional, como os que envolvem chefes de Estado, organismos internacionais ou conferências com impacto político, é fundamental liderar com rigor e sensibilidade. A experiência que adquiri ao longo dos anos em projetos como as Conferências do Estoril, EurAfrican Forum e UN PRME Global Forum (iniciativa das Nações Unidas em Nova Ioque) foi determinante nesse sentido.
Pode partilhar um ou dois projetos que ilustram bem o ADN da Vanilla Project e o seu compromisso com a qualidade e a inovação?
Um dos projetos que melhor reflete o ADN da Vanilla é o Book 2.0 #TheFutureOfReading, um evento que une literatura, educação e cultura a temas estruturais como a sustentabilidade, saúde mental e tecnologia. O evento, no qual a Vanilla atua como parceiro estratégico da APEL, já conta com duas edições realizadas e uma terceira em preparação para este ano, e tem como missão explorar o papel do livro como agente de transformação social. Ao promover conversas entre mais de 65 autores, académicos e decisores políticos, por edição, o Book 2.0 tem vindo a consolidar-se como um espaço relevante de diálogo com impacto real e capaz de envolver públicos diversos e com medidas implementadas.
Na última edição em 2024, o evento reuniu mais de 600 participantes ao longo de um dia, com sessões em múltiplos formatos, incluindo debates, performances e apresentações institucionais, contando com a presença de figuras do Estado, como o Presidente da República, Ministro dos Negócios Estrangeiros, Ministra da Juventude, Secretários de Estado da Educação e da Cultura. Foi também a plataforma de lançamento do estudo inédito em Portugal promovido pela APEL sobre os Hábitos de Compra e Leitura de Livros em Portugal, com contributos relevantes para o desenho de futuras políticas públicas no setor. A curadoria estratégica, a consistência na execução e a articulação com parceiros e entidades-chave representam a nossa abordagem e posicionam a Vanilla como uma consultora especialista em eventos com propósito e impacto social, pensados de raiz, do conceito à implementação.
Em que medida a participação na Revista Pontos de Vista representa uma mais-valia para a Vanilla Project?
A presença na Revista Pontos de Vista é uma oportunidade de reforçar o nosso posicionamento enquanto referência estratégica na área das grandes conferências e eventos com propósito. Acreditamos na importância de partilhar conhecimento, abrir o diálogo no setor e posicionar-nos como interlocutores relevantes, seja para organizações, marcas ou instituições.
É uma excelente plataforma para consolidar relações e criar novas oportunidades, sobretudo nas áreas de formação, curadoria e consultoria, que estamos a desenvolver. Permite-nos chegar a potenciais parceiros, como criativos e produtores de eventos, e a potenciais clientes que partilhem da nossa visão.
Por fim, qual é a visão da Vanilla Project para o futuro do setor dos eventos, tanto em Portugal como a nível internacional?
Acreditamos que os eventos presenciais vão continuar a ganhar relevância como catalisadores de pensamento e transformação social, o que temos vindo a constatar com a quantidade de eventos a acontecer. Portugal é, sem dúvida um país muito procurado para conferências e eventos pelas mais diversas razões, e há um enorme potencial para criar experiências relevantes com projeção internacional. E faz parte da nossa missão e ambição continuar a colocar o país no mapa como pólo estratégico de pensamento e ação, e protagonista no panorama internacional dos eventos de impacto.
Recentemente a Vanilla foi premiada com o prémio Rising Star Agency (Gold), nos Eventex Awards, o que reforça o impacto que temos tido em apenas dois anos no setor dos eventos, o que no fundo valida a nossa visão e reforça o posicionamento da Vanilla no mercado nacional e abre novas portas a colaborações internacionais que procuram exatamente o que nos diferencia: a criação de eventos que deixam um legado.
A nível global, queremos reforçar o nosso papel enquanto parceiros estratégicos de confiança para organizações que procuram entrar no mercado português, ou que se queiram reiventar, e criar experiências que deixam legado, mobilizam consciências e inspiram mudanças duradouras. É aí que está o futuro e é para aí que caminhamos.
