Num setor em constante transformação, a RIOLGEST BUSINESS CONSULTING destaca-se pela forma como tem abraçado a inovação tecnológica e os novos modelos de trabalho, com especial foco na digitalização dos processos contabilísticos e na adoção do conceito de escritório virtual. À frente da Direção Geral de Operações está José Pires que, após uma carreira consolidada como Diretor Financeiro, decidiu apostar num projeto próprio baseado na autonomia, transparência e eficiência operacional. Nesta entrevista à Revista Pontos de Vista, José Pires partilha a visão da RIOLGEST sobre os desafios e oportunidades que a transformação digital trouxe à contabilidade, as vantagens do teletrabalho integral e o papel crucial da tecnologia na aproximação entre empresário e contabilista.
Para começar, pode apresentar-nos brevemente a RIOLGEST BUSINESS CONSULTING e qual o seu papel como Diretor Geral de Operações?
A RIOLGEST foi constituída a partir do momento em que a minha carteira de clientes começou a ganhar algum peso e já não era compatível trabalhar como profissional liberal. Licenciei-me em Gestão no ISEG e fiz uma Pós-Graduação em Fiscalidade no ISG passados seis anos de ter terminado a minha licenciatura. Comecei a trabalhar por conta própria aos 40 anos, deixando a minha carreira de Diretor Financeiro como trabalhador por conta de outrem. Pelo caminho, ficaram experiências enquanto formador e, depois, como docente de Contabilidade e Fiscalidade na extinta Universidade Moderna de Lisboa. Como acabei por estar sempre ligado à contabilidade das empresas por onde passei, e ao mesmo tempo pela experiência enquanto docente, achei que tinha chegado o momento de passar a gerir a minha própria vida, em função daquilo que são os meus critérios de organização, podendo, desta forma, ter alguma qualidade de vida.
Portanto, a constituição de uma sociedade que me permitisse crescer profissionalmente, foi um processo de continuidade natural.
O meu papel enquanto diretor geral de operações, é conduzir os empresários e os colaboradores da RIOLGEST a um trabalho de equipa, em que a troca de informações e o acesso do empresário à plataforma onde são efetuados os registos contabilísticos, seja uma constante e de total transparência. Tenho também que garantir a capacidade de resposta imediata aos emails recebidos por parte dos clientes.
A RIOLGEST aposta fortemente no conceito de escritório virtual. Quais são, na sua visão, os principais benefícios desse modelo, especialmente no setor da contabilidade?
Na minha opinião, as vantagens são muito significativas e superam, em larga escala, alguma das desvantagens que possam subsistir neste modelo.
Foi através do conceito subjacente ao software desenvolvido pela Cloudware, que passei a gerir os meus clientes de forma “online”, sem ter necessidade de gastos com instalações, com visível poupança a nível de deslocações e gastos de estrutura inerentes. Atualmente somos 4 colaboradores e estamos a 100% em regime de teletrabalho, com todos os benefícios pessoais que tal regime confere. Há uma total liberdade na gestão de tempo o que implica uma maior responsabilização por parte de todos os colaboradores na execução das suas tarefas.
A nossa filosofia assenta no seguinte princípio: o empresário é o dono do seu próprio negócio e, como tal, é ele que conhece a documentação que produz e por isso tem que ter os conhecimentos necessários para conseguir interagir, na mesma linguagem, com a contabilidade. Só assim, é possível eles compreenderem as demonstrações financeiras, passando a saber ler e interpretar as que são básicas.
Como avalia a evolução da digitalização na contabilidade nos últimos anos? Estamos realmente a simplificar processos ou apenas a mudar a sua forma?
Tem sido uma evolução gradual, mas muito efetiva e útil. O facto de sermos um país que tem o sistema do e-fatura como garante do registo fiscal de todas as despesas efetuadas no âmbito das atividades empresariais, veio conferir uma maior transparência e garantia de que toda a documentação relevante é considerada na contabilidade, a par, obviamente, dos correspondentes documentos de suporte. Para uma empresa como a nossa, acresce a grande vantagem de toda a documentação, incluindo extratos de bancos, serem enviados digitalmente para uma plataforma, onde ficam acessíveis e disponíveis, quer a empresários, quer a contabilistas. Desta forma, os empresários não têm que ficar dependentes da contabilidade para terem acesso aos documentos que são enviados, por oposição ao sistema de contabilização em suporte papel dado que neste caso, os documentos físicos são entregues no escritório de contabilidade e devolvidos apenas quando termina o ano fiscal. Além disso, o sistema faz o cruzamento dos documentos digitais com o e-fatura, permitindo ter lançamentos automatizados, aumentando, desta forma, a produtividade do trabalho contabilístico.
Portanto, ao estar a alterar procedimentos, estamos a simplificar processos, tornando-os mais produtivos.
Que papel desempenham os softwares e sistemas inteligentes na automatização das tarefas contabilísticas? Pode dar-nos exemplos práticos da sua aplicação no dia a dia?
O motor da automatização das tarefas contabilísticas e até fiscais, são os softwares. No caso da RIOLGEST, usamos o CEGID Business for Accountants. O nosso sistema de trabalho baseia-se no seguinte: o empresário dispõe de acesso total à plataforma do CEGID e envia toda a documentação em formato digital, seja diretamente para a plataforma, seja por email direto ou usando uma app disponível no seu telemóvel. Um exemplo muito simples: terminada a refeição do empresário no restaurante, em vez de guardar a fatura na carteira, abre a app no telemóvel, fotografa o documento, indica a forma de pagamento e essa fatura fica imediatamente sincronizada e disponível para contabilização. Se for um fornecedor recorrente e cuja natureza do gasto seja sempre a mesma, o contabilista apenas tem que ir confirmar que o documento foi bem contabilizado.
Num outro exemplo, os clientes que recebem documentos por email, basta encaminhar esse email para a plataforma e, de igual modo, esse documento fica disponível para ser contabilizado. De imediato pode ir consultar o documento e até pode ver se está considerado no gasto correto.
Com a possibilidade de termos também os extratos bancários integrados na plataforma, conseguimos de forma mais célere fazer conferências bancárias e alertar o cliente para a eventual falta de documentos justificativos de movimentos bancários.
A digitalização veio exigir um novo perfil de profissional de contabilidade. Quais são hoje as competências essenciais para quem quer destacar-se neste setor?
Eu diria que, em primeiro lugar, o profissional de contabilidade tem que se predispor a seguir a tendência da evolução e querer aprender e aplicar no seu dia a dia esta nova forma de trabalhar. Noto, em algumas conversas com colegas meus, existir alguma relutância em deixar o papel. Não posso, de forma alguma, dizer que a idade pode ser um entrave porque tendo eu próprio entrado este ano na “década de 60”, continuo a acompanhar esta evolução. Acima de tudo, é mesmo uma questão de mentalidade e de educação dos nossos clientes para este processo.
A formação contínua assume um papel cada vez mais relevante. Como a RIOLGEST aposta no desenvolvimento de competências digitais da sua equipa?
Uma vez mais, no espírito de total flexibilidade presente na RIOLGEST, é cada um dos colaboradores que solicita apoio ou requer alguma formação especializada caso sinta não estar apto para o uso das novas tecnologias. Apesar disso, são programadas formações pontuais obrigatórias para atualização de conhecimentos.
Que desafios principais ainda enfrentam as PME portuguesas na adoção de soluções tecnológicas na contabilidade e gestão financeira?
Reafirmo a minha convicção de que esse desafio passa por ter recursos humanos habilitados e empenhados nesta adaptação. As soluções tecnológicas já existem para serem implementadas e preparadas de acordo com as necessidades de cada realidade empresarial.
Em termos de futuro, acredita que os escritórios de contabilidade serão totalmente digitais e virtuais, ou haverá sempre espaço para o contato humano e presencial?
Vai ter que continuar a haver espaço para que ambas as realidades coexistam. Uma coisa é a execução das tarefas práticas e da produtividade do trabalho, libertando os profissionais para um trabalho mais dedicado à análise e acompanhamento dos negócios dos seus clientes. Outra coisa é a relação que se estabelece entre empresário e contabilista. Apesar de eu basear o meu trabalho numa ótica de escritório virtual, nunca deixo de marcar uma primeira reunião presencial porque não se pode desumanizar a profissão. A relação de confiança que se estabelece entre contabilista e cliente, tem que se basear num contato pessoal, ainda que mais ocasionalmente.
Como avalia o papel das autoridades reguladoras e governamentais nesta transição digital? Há incentivos ou entraves relevantes a destacar?
Confesso que se há incentivos para os escritórios de contabilidade, desconheço. E penso que deveria haver uma maior campanha de sensibilização para esta nova realidade para que se estimule cada vez mais o digital e se deixe de vez de ter que usar papel. O que vejo, em algumas situações, são determinados organismos que vivem alheados da realidade e que continuam a solicitar documentos assinados e entrega em suporte papel, o que não faz qualquer sentido.
Por fim, que mensagem gostaria de deixar aos profissionais do setor que ainda veem a transformação digital com alguma resistência e, até, o teletrabalho?
Os profissionais de contabilidade estão a viver uma fase de grande desgaste e olham para a profissão com grande frustração. Tal como eu, um dia, também já senti. Mas basta mudar a forma como encaramos os problemas. Se, em vez de nos lamentarmos perante uma adversidade, olharmos para ela com o sentido de a ultrapassar, aos poucos, é possível encarar os problemas de forma mais ligeira. E foi assim que comecei a procurar as soluções que pareciam impossíveis. Ter os clientes a organizar os documentos e a enviá-los para a plataforma da contabilidade, não foi tarefa fácil, mas agora estou a recolher os benefícios da minha teimosia em apostar nesse foco. Comecem com um ou dois clientes. E vão alargando o leque. O processo é gradual, mas depois, verão que compensa. E se contratarem colaboradores a quem vão dando cada vez mais responsabilidade pela execução das suas tarefas, ao mesmo tempo que lhe derem liberdade de atuação, em pouco tempo irão conseguir transformar os atuais escritórios físicos em verdadeiros escritórios virtuais. Sai mais económico alugar pontualmente uma sala para uma reunião do que assumir uma renda mensal fixa com todos os encargos inerentes.
