Numa altura em que os projetos enfrentam níveis crescentes de complexidade, pressão financeira e exigência na execução, o Project Controls afirma-se como uma disciplina cada vez mais estratégica para garantir previsibilidade, eficiência e melhores decisões. À frente da operação da Proove em Portugal, Anabela Bento tem sido uma das vozes mais ativas na promoção desta mudança de paradigma. Com um percurso marcado pela ligação entre gestão, análise e tomada de decisão, acredita que o rigor analítico deixou de ser apenas um suporte técnico para assumir um papel central na governação dos projetos. Saiba mais na Revista Pontos de Vista!
Que momentos considera mais marcantes no seu percurso até à função que hoje assume na Proove em Portugal?
Os percursos profissionais raramente são lineares, e o meu não é exceção. São feitos de escolhas, de encontros inesperados com pessoas que nos ensinam, de projetos que correm bem e de outros que nos deixam ensinamentos ainda mais valiosos.
Ao longo da carreira fui acumulando experiências em contextos muito diferentes, e foi essa diversidade que me foi revelando algo que hoje considero central: em qualquer organização, a qualidade das decisões depende quase sempre da qualidade da informação disponível. Quando essa informação existe mas não está organizada, não é lida a tempo ou não chega a quem pode agir, o resultado é previsível, e infelizmente quase sempre negativo.
Fui-me deparando com um padrão que se foi repetindo: projetos com grande ambição, equipas competentes, mas decisões pouco suportadas por dados estruturados. E isso marcou-me.
Há uma frase, que uns atribuem a Peter Drucker e outros a Deming que me acompanha há anos: “não é possível gerir aquilo que não se consegue medir”. O alinhamento entre aquilo em que acredito e aquilo que a Proove faz trouxe-me até aqui, até ao Project Controls, uma disciplina que acredito ser verdadeiramente transformadora para o modo como Portugal pode serir os seus projetos.
De que forma a sua experiência foi moldando a visão com que olha para a gestão de projetos e para a importância do controlo analítico?
A experiência ensina-nos, acima de tudo, a reconhecer padrões. E um dos padrões mais comuns em projetos que correm menos bem é este: os sinais de alerta existiam, estavam nos dados, mas ninguém os leu a tempo, ou leu-os mas não os comunicou de forma que levasse à ação. O controlo analítico não é uma questão de tecnologia ou de ferramentas. É, antes de mais, uma questão de cultura e de intenção. Querer saber a verdade do projeto, mesmo quando ela é desconfortável.
Não se trata apenas de acompanhar tarefas, mas de criar condições para tomar boas decisões de forma consistente. O controlo analítico permite exatamente isso: transformar dados em conhecimento útil.
Sem essa base, muitas decisões acabam por ser reativas e feitas sob pressão. Com ela, conseguimos antecipar e agir com mais confiança.
Hoje vejo o Project Controls como uma peça central da gestão de projetos, não como um suporte técnico, mas como um verdadeiro facilitador da decisão.
Foi essa experiência que me fez acreditar genuinamente no que a Proove faz. Não vendemos relatórios bonitos, ajudamos as organizações a construir o hábito de olhar para os seus projetos com rigor e com antecipação. E isso faz a diferença!
Que impacto gostaria de continuar a gerar através do trabalho que desenvolve?
Quero ajudar a mudar a forma como os projetos são geridos em Portugal. Ajudar organizações a ganhar previsibilidade e a maximizar o valor dos seus projetos. A tomar melhores decisões nos seus projetos, mais cedo. Ainda vemos muitos projetos onde os problemas só ficam claros quando já é tarde: desvios de custo, atrasos acumulados, decisões tomadas sob pressão. O nosso foco é mudar isso. Trazer visibilidade mais cedo, melhorar a capacidade de antecipação e, no final, proteger o valor do projeto.
E isso não é só sobre controlo. É sobre maximizar o valor dos projetos e o impacto que eles têm nas organizações.
Quando isso acontece, a qualidade da decisão melhora naturalmente. E isso reflete-se diretamente nos resultados.
E, a um nível mais pessoal, gostaria de contribuir para que mais pessoas se apaixonem por esta área.
Gostaria de contribuir para que, num horizonte próximo, qualquer organização portuguesa que lance um projeto relevante saiba, desde o primeiro dia, que o project controls não é opcional, é uma condição para o sucesso. Que esta não seja uma conversa reservada a especialistas, mas uma exigência natural de quem investe seriamente.
A um nível mais pessoal, gostaria de contribuir e inspirar mais pessoas a apaixonarem-se por esta área e a encontrarem nela uma carreira com propósito. Há muito por fazer e é um trabalho que faz uma diferença real.
Estamos também empenhados, na Proove, em investir de forma consistente na criação de comunidade em Portugal “à volta” do “Project Controls”. Todos os anos organizamos um evento, para o qual convidamos clientes e parceiros, em que se partilha exemplos, experiências e saber e cujo objetivo é inspirarmo-nos uns aos outros. A este evento chamámos “Project Controls Inspiration Day” e irá acontecer novamente este ano, no segundo semestre, e para o qual convido todos os interessados. Acreditamos que um mercado mais informado e mais exigente beneficia todos, e, em particular, beneficia os clientes que percebem o valor do que estamos a oferecer.
Porque é que a qualidade da decisão em projetos depende cada vez mais da forma como os dados são tratados, lidos e transformados em conhecimento?
Porque dados em bruto são, na maior parte dos casos, ruído. A diferença está na capacidade de os transformar em algo que ajude a decidir. Dados sem contexto não criam valor.
Quando bem trabalhados, os dados permitem responder a perguntas essenciais: onde estamos, para onde vamos e o que precisamos de ajustar.
Um projeto de média ou grande dimensão gera diariamente uma quantidade enorme de informação, horas de trabalho, materiais consumidos, relatórios de progresso, variações de custo, incidentes, alterações de âmbito. O desafio não é a falta de dados: é a ausência de sentido que lhes é dado.
Transformar dados em conhecimento implica saber que perguntas fazer, como integrar fontes distintas de informação, e como apresentar as conclusões de forma clara e acionável para quem tem de decidir. É aqui que o project controls e a análise de dados se cruzam de forma mais poderosa. E é aqui que a Proove trabalha todos os dias e onde pode gerar o maior valor para uma organização.
O que distingue uma organização que recolhe informação de outra que a consegue transformar em visão e ação?
Essencialmente, a cultura de liderança. Há organizações onde os dados de projeto existem nos sistemas, mas ninguém os questiona, ninguém toma decisões com base neles, e o reporte funciona mais como um ritual do que como uma ferramenta de gestão.
E há organizações onde a informação é tratada como um ativo estratégico , onde um desvio é detetado cedo, discutido nas instâncias certas e respondido com ação concreta. A diferença entre estas duas organizações, no final de um projeto, pode ser medida em milhões de euros e em meses de atraso.
A questão não é se os dados estão disponíveis. Quase sempre estão. A questão é se existe “alguém” com a metodologia e a sabedoria para os transformar em decisões. E quando a gestão de topo exige e valoriza o rigor analítico, a cultura muda, e isso é permitido e acontece. É um efeito em cascata que começa sempre no topo. E é por isso que iniciativas como o Project Controls Inspiration Day são tão importantes: não são só técnicas, são mudanças de mentalidade.
De que forma dashboards, previsões e visualização de dados podem melhorar a capacidade de resposta em projetos complexos?
Um bom dashboard não é uma decoração digital, é uma ferramenta de decisão. Não é apenas visual, é funcional. Quando bem concebido e integrado, permite perceber em segundos o que levaria horas a encontrar em relatórios fragmentados: onde está o projeto face à baseline, que riscos estão em aberto, qual o custo previsto à conclusão, onde se concentram os principais desvios.
A visualização remove fricção entre a informação e a decisão. E em projetos complexos, onde o tempo é escasso e as variáveis são muitas, essa fricção pode custar muito dinheiro.
Temos observado situações em que a implementação de um dashboard integrado transformou completamente a dinâmica das reuniões de projeto, de conversas sobre o que já correu mal para conversas orientadas para o que fazer a seguir. Esta mudança, aparentemente simples, tem um impacto real na velocidade e na qualidade das decisões. E, em projetos onde cada semana de atraso tem um custo, essa velocidade importa.
Que oportunidade vê hoje em Portugal para profissionalizar mais a gestão e o controlo de grandes projetos?
Uma oportunidade muito significativa, e com uma janela temporal que não é ilimitada. Portugal atravessa um período de investimento relevante: fundos europeus, infraestruturas, transição energética, projetos industriais de escala; que exigem um nível de maturidade na gestão que, em muitos casos, ainda está a ser construído. São projetos maiores, mais complexos e mais exigentes e com grande pressão na sua execução.
O risco real é que esse investimento chegue ao terreno sem os sistemas de controlo adequados, e que os desvios só sejam detetados quando já não há margem para corrigir. O período para introduzir boas práticas é nessa altura, no arranque dos projetos e não quando os problemas já estão instalados e as margens de manobra são limitadas. Depois é muito mais difícil, e muito mais caro.
Noto também uma abertura crescente por parte das organizações portuguesas. Há uma consciência cada vez maior de que gerir projetos com rigor não representa um custo adicional, representa um investimento que se paga, frequentemente, várias vezes ao longo do ciclo de vida do projeto.
Como define hoje o posicionamento da Proove em Portugal e aquilo que mais a distingue nesta área?
A Proove é uma consultora especializada exclusivamente em project controls. Não fazemos tudo, mas fazemos isto muito bem. Este foco é simultaneamente a nossa principal diferença e o nosso compromisso mais exigente perante os clientes.
O que nos distingue, na prática, é a combinação entre profundidade técnica e uma abordagem genuinamente adaptada ao contexto de cada cliente. Não abordamos os clientes com soluções standardizadas, chegamos com as perguntas certas, com capacidade de análise, e com a disponibilidade para construir, em conjunto com as equipas, algo que funcione para aquela realidade específica. Porque não há dois projetos iguais, e não há duas organizações iguais.
E trazemos uma abordagem de Project Controls já testada e consolidada noutros mercados, mas adaptada à realidade local.
Que importância atribui à partilha de conhecimento e a iniciativas como o Project Controls Inspiration Day na criação de consciência sobre esta disciplina?
É uma prioridade estratégica e uma convicção genuína. A profissionalização do Project Controls não acontece apenas nos projetos, acontece também através da partilha de conhecimento. E o project controls ainda é uma disciplina pouco conhecida fora dos círculos especializados e não vai crescer em Portugal apenas através da atividade comercial. Vai crescer através de conversas, de casos reais partilhados, de profissionais que aprendem com outros profissionais e com as suas experiências, com o que funcionou e não funcionou. A consciência tem de anteceder a procura.
O Project Controls Inspiration Day é exatamente esse espaço: um fórum onde profissionais de diferentes setores e organizações se juntam para para aprender, para questionar e para se inspirar mutuamente. Não é um evento de vendas, é um evento de conhecimento. Esta distinção importa muito para nós, porque é coerente com quem somos e aquilo em que acreditamos: que partilhar conhecimento não enfraquece a nossa posição, reforça-a.
Iniciativas como o Project Controls Inspiration Day ajudam a criar uma linguagem comum, a trocar experiências e a dar visibilidade à disciplina em Portugal.
Que prioridades considera mais importantes para a próxima fase de crescimento da Proove no mercado português?
A primeira prioridade é continuar a construir confiança através de resultados concretos. O crescimento sustentável vem de clientes que recomendam, de casos de sucesso que falam por si, de uma reputação construída projeto a projeto. Não se acelera artificialmente, cultiva-se.
Em paralelo, queremos continuar a investir na formação. Portugal tem profissionais muito capazes que, quando expostos a estas metodologias, as adotam e as desenvolvem com rapidez notável. A Proove Academy é uma peça central desta estratégia: formar é também uma forma de criar mercado e de elevar o nível da área.
E, naturalmente, acompanhar a evolução tecnológica. A inteligência artificial, as ferramentas de análise preditiva e a integração de dados em tempo real vão transformar o project controls nos próximos anos. Queremos estar na frente dessa transformação, não a reboque dela.
Que impacto antecipa da inteligência artificial na evolução dos Project Controls?
O impacto vai ser significativo, e já está a começar a ser sentido. A inteligência artificial tem uma capacidade particularmente relevante para o project controls: processar grandes volumes de dados heterogéneos, identificar padrões e anomalias que escapam à análise humana convencional, e gerar previsões com um grau de detalhe e velocidade que não seria possível de outra forma.
Mas há uma dimensão que a IA não substitui: o julgamento contextual e o pensamento crítico. A capacidade de compreender as dinâmicas humanas e organizacionais de um projeto, de comunicar um problema complexo de forma que gere ação, de adaptar a análise à realidade específica de uma equipa ou de um setor, isso continua a exigir profissionais experientes e bem formados. O que vai mudar é que esses profissionais terão ferramentas substanccialmente mais poderosas ao seu dispor. O project controls não vai ser substituído pela IA, vai tornar-se ainda mais estratégico.
Considera que esta área tenderá a ganhar um papel ainda mais central na governação e no sucesso dos projetos?
Certamente. À medida que os projetos se tornam mais complexos e o escrutínio sobre o seu desempenho aumenta, por parte de investidores, reguladores, financiadores e opinião pública, a necessidade de informação fiável, de análise robusta e de previsões fundamentadas vai crescer. O project controls é a disciplina que fornece essa base.
Em mercados mais maduros nestas matérias como o Reino Unido, os Países Baixos ou a Bélgica, o project controls é já uma função considerada essencial em qualquer projeto de escala. Portugal está a percorrer esse caminho. E, pelo que tenho observado e para o qual espero contribuemos, a um ritmo crescente e com direção clara.
Que legado gostaria de ajudar a construir em Portugal neste domínio?
Gostaria de contribuir para que o project controls deixe de ser visto como uma especialidade técnica reservada a grandes projetos internacionais e passe a ser reconhecido como uma competência de gestão essencial, tão natural quanto a gestão financeira ou a gestão de recursos humanos, nas organizações portuguesas que investem seriamente nos seus projetos.
E gostaria de o fazer de uma forma que inspire outras pessoas. Porque o que está em causa não é apenas uma disciplina, é uma forma diferente de gerir, de decidir e de executar. Se daqui a dez anos houver em Portugal uma comunidade de profissionais de project controls apaixonados pelo que fazem, com rigor, com dados e com a consciência de que o seu trabalho transforma projetos reais em resultados reais, sentirei que contribuí para algo que vale genuinamente a pena.
Sei que esse caminho se faz projeto a projeto, conversa a conversa, resultado a resultado. Mas, como diria o grande poeta castelhano Antonio Machado “o caminho faz-se caminhando”. E, a propósito, o nosso começa também a alargar para Espanha.
