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A importância do business intelligence para a gestão

Vivemos atualmente numa era digital em que a constante evolução tecnológica leva as organizações a questionarem-se em “como tomar decisões mais assertivas para a empresa num cenário em que cada vez mais é importante ser rápido e eficiente?”.

É como resposta a esta questão que surge o Business Intelligence (BI). As tecnologias de BI são uma mais-valia na hora de tomar decisões assertivas uma vez que tornam possível o manuseamento de uma grande quantidade de dados desestruturados de forma a ajudar a identificar, desenvolver e até mesmo criar uma nova oportunidade de estratégia de negócios. Ao permitir uma rápida e fácil interpretação de um grande volume de dados o BI pode revelar-se um forte aliado no mundo dos negócios, uma vez que as suas ferramentas são um apoio na identificação assertiva de novas oportunidades de negócio e na implementação de uma estratégia de negócio efetiva.

No mundo empresarial atual que valoriza cada vez mais a informação, o Business Intelligence é uma ferramenta essencial ao planeamento estratégico e para as tomadas de decisão pois possibilita a identificação de problemas e de oportunidades de negócios em tempo recorde, traz um fundamento teórico para as discussões de negócios e um maior conhecimento do mercado. A nossa experiência nesta área leva-nos a destacar o contributo da plataforma da Microsoft, o Power BI, pois esta possibilita através dos insights gerados fazer com que os seus resultados deixem os utilizadores muito satisfeitos com a fluidez e a dinâmica que os relatórios conseguem produzir e disponibilizar à organização.

Uma das capacidades únicas do Power BI é a facilidade de trabalhar em conjunto com diversas ferramentas da própria Microsoft, um dos exemplos desta harmonia é o Microsoft Project, o que facilita o trabalho de diferentes equipas dentro da empresa. No dia-a-dia da organização, muitas vezes há a necessidade de analisar várias vezes o estado de um determinado projeto ou a necessidade de conhecer a alocação de um determinado recurso entre muitas outras questões e esta interligação entre os diferentes programas da Microsoft apresenta-se como uma mais-valia na agilização da análise de projetos. Com a exploração destes dados pelo Power BI torna-se possível para vários elementos da equipa construir relatórios específicos e que ficam também disponíveis no Power BI Mobile, possíveis de ser consultados em qualquer smartphone ou tablet.

No campo do Business Intelligence o Power BI destaca-se igualmente pela sua camada adicional de flexibilidade de, a partir de um relatório mais geral, criar várias camadas mais apropriadas para a necessidade de cada membro da organização.

No contexto organizacional que vivemos, sobretudo nas áreas de gestão que lidam diariamente com um grande volume de dados, o Power BI (na sua vertente Desktop, Service ou Mobile) é uma resposta inteligente e a qual defendemos ser a aposta certa, pois trata-se de uma poderosa ferramenta analítica que vem conferir aos decisores um conjunto de insights que permitem acompanhar em tempo real a evolução do negócio e simultaneamente partilhar esses indicadores com a restante organização. Permite ainda integrar com a sua atual plataforma de dados, desde o Microsoft Dynamics 365, o SQL, o Azure, Office (Excel, Access) ou qualquer serviço Cloud), e assim atualizar os dados da sua empresa automaticamente sem ter que se preocupar com nada!

Nunca é demais relembrar que a análise baseada em factos é essencial para o sucesso de qualquer negócio! E nesta matéria, o Power BI é a solução certa que irá ajudá-lo a potenciar o seu negócio!

Data Science: Qual é o seu papel na economia?

É Cofundador e Vice-Presidente da Data Science Portuguese Association (DSPA), a primeira do género no território nacional. Qual é a missão da DSPA?

A DSPA é uma associação privada sem fins lucrativos, fundada por pessoas ligadas a variados setores de atividade, públicos e privados, que tem como missão o fomento do recurso à Data Science para a construção de um mundo melhor. A DSPA quer ser o veículo para a cooperação nacional e internacional entre agentes do setor, com vista ao seu desenvolvimento nas vertentes económica, de investigação, de divulgação e de desenvolvimento de competências.

A DSPA pretende representar a criticidade e o impacto crescentes deste setor no mundo pessoal e empresarial. A verdade é que Data Science ou Ciência de Dados é uma área que já existe há mais de 30 anos. Qual é, portanto, o impacto deste setor nos dias de hoje?

A Data Science é importante porque permite reduzir custos e aumentar receitas, mas, para ser eficaz, necessita da congregação de evoluções tecnológicas, científicas, e económicas, que, não sendo novas, somente agora atingiram uma maturidade profícua.

Em primeiro lugar, o desenvolvimento tecnológico originou computadores velozes capazes de tratar grandes quantidades de dados em tempo oportuno. Em segundo lugar, o desenvolvimento científico deu-nos novos algoritmos para tratar esses dados. Por último, os dados – matéria prima para os algoritmos e computadores -, são hoje ubíquos na economia dada a crescente transformação digital verificada nas organizações. Estão assim criadas as condições para que a Data Science assuma um papel cada vez mais relevante no desenvolvimento económico sustentado.

É, ainda, autor do primeiro livro português sobre Blockchain, “Introdução à Blockchain”. Os negócios podem estar à beira de uma mudança fundamental e radical graças a esta nova tecnologia, a blockchain?

Sim. Quando uma tecnologia reduz substancialmente o preço de algo importante para um conjunto significativo de consumidores, essa tecnologia prevalece sobre as outras propostas, entrando, estas últimas, primeiro em crise de competitividade e, por último, porventura desaparecendo. A Google fez descer significativamente o preço da pesquisa e isso fez desaparecer serviços alternativos como as Yellow Pages. A tecnologia digital permitiu reduzir substancialmente o preço de produção de fotografias dizimando toda uma indústria baseada na alternativa química. Lembremo-nos do que sucedeu à Kodak. A Blockchain ainda não está suficientemente amadurecida, mas existe uma probabilidade grande de no futuro ela permitir reduzir significativamente o preço da confiança, das transações e da automação das relações contratuais. A acontecer, os negócios atuais baseados em propostas alternativas entrarão em crise de competitividade.

Afinal, o que é tecnologia Blockchain e que importância assume?

É uma resposta tecnológica nova a um problema antigo, o de como conseguir gerar confiança suficiente entre duas entidades para que estas possam realizar trocas de forma pacífica, nomeadamente, trocas de valor.

Reduzindo custos, a Blockchain poderá no futuro prevalecer sobre as alternativas atuais, colocando em crise os atuais modelos de negócio nelas baseados. Baseando-se num modo de relacionamento descentralizado, fará uma enorme pressão para a mudança das estruturas das redes económicas atuais no sentido da desintermediação.

A necessidade de basear a tomada de decisão na análise de dados é crescente face ao aumento exponencial de dados ao dispor das empresas. É aqui que entra o Business Analytics. De que se trata?

O Business Analytics corresponde à aplicação de técnicas avançadas de análise de dados sobre conjuntos de dados captados no interior e exterior duma organização tendo em vista o incremento da eficácia e eficiência dessa organização. Por exemplo, para reter clientes e captar novos, para incrementar vendas e reduzir custos, para desenhar novos produtos e serviços, ou para melhorar a experiência de utilização.

Qual é a diferença entre Business Intelligence e Business Analytics?

É usual encontrarmos as seguintes subcategorias de Analytics: a Descriptive e Diagnostic Analytics, que nos dá uma visão descritiva do que ocorreu e porque ocorreu; a Predictive Analytics, que nos dá previsões sobre o que poderá ocorrer; e a Prescriptive Analytics, que nos dá recomendações de atuação. É usual chamar-se Business Intelligence à primeira e Busines Analytics ou Advanced Analytics às duas últimas. Assim, o Business Intelligence está orientado à explicação do passado e o Business Analytics à previsão e atuação no futuro.

SERÁ QUE SOMOS INTELIGENTES NA INTELIGÊNCIA QUE DAMOS AO NOSSO NEGÓCIO?

O Business Intelligence (BI) tem um papel crítico na forma como hoje as organizações usam a informação para conseguirem responder aos seus desafios de negócio, mas é também, em muitos casos, uma verdadeira fonte de frustração. Frustração porque, apesar dos fortes investimentos realizados neste tipo de soluções, muitas vezes o resultado fica muito aquém do esperado.

Mas o que é afinal o BI, porque é crítico e porque é ainda uma fonte de frustração para muitas organizações?

A palavra Inteligência está associada a lógica, compreensão, conhecimento, comunicação, controlo, resolução de problemas e planeamento. Podemos então inferir que informação inteligente é aquela que é lógica e de fácil compreensão? Que é a corretamente comunicada? A que permite controlar e resolver problemas? A que gera conhecimento? Aqui afirmo que sim, e defino BI como a capacidade de uma organização em gerar e fornecer informação inteligente a quem dela necessita para tomar decisões críticas e estratégicas.

Mas questiono se é esta a informação que temos realmente nas nossas organizações? Será a informação comunicada de forma visualmente eficaz, permitindo saber rapidamente o que se passa, ou somos distraídos por “imagens bonitas”? Conseguimos simular cenários, ser alertados quando algo não corre como o esperado ou até medir objetivos? Conseguimos saber o que o cliente espera do nosso produto? Prevenir situações de fraude?

Se a sua resposta é sim para a maioria destas questões, então Parabéns! No entanto, ao longo dos meus 20 Anos de experiência nesta área tenho vindo a assistir de forma continua a erros estratégicos no que concerne à implementação de soluções de BI, quer na capacidade de gerar informação de valor (não deveremos esquecer que valorizamos apenas o que utilizamos), mas também no que concerne à escolha das ferramentas que a suportam. É sobre este segundo ponto central que me pretendo debruçar, questionando se será que não sabemos o que precisamos, ou será que é o Mercado que nos está a “impor” o seu ritmo?  Para garantir que a sua escolha é conduzida pelas necessidades da sua organização, e se torne em um investimento estratégico, apresento sete passos que considero fundamentais para o seu processo de decisão:

  1. Enumere as questões de negócio que quer resolver;
  2. Identifique o perfil dos utilizadores que irão utilizar a informação. Lembre-se que todos são importantes para o dia-a-dia da sua organização e não caia na tentação de “one size fits all”;
  3. Identifique os desafios do ponto de vista de dados, tais como o volume de informação e velocidade no acesso aos dados. Tendo em conta a velocidade com que o mercado muda e a informação cresce, escolha soluções que têm facilidade em lidar com grandes volumes de informação e altamente escaláveis;
  4. Dê mais autonomia aos decisores para realizarem as suas próprias análises e chegarem às suas próprias conclusões;
  5. Esqueça os “bonitos”, o seu foco deverá ser a forma. Qual deve ser a melhor forma de representar a informação quantitativa de forma a agilizar o processo de tomada de decisão?;
  6. Avalie soluções que funcionem como plataforma integrada, pois endereçarem o governo de dados e terá a garantia de custos significativamente inferiores com os processos de manutenção;
  7. Realize uma scripted demo com os principais fornecedores tecnológicos, e avalie quantitativamente a forma como respondem aos seus requisitos funcionais e técnicos.

Por outro lado, devemos sempre ter muito presente o objetivo final a alcançar com uma solução de BI, porque só desta forma conseguimos garantir que a escolha irá permitir à organização ganhar vantagem competitiva. O BI não é um fim em si, mas um meio para alcançar algo, e introduz obrigatoriamente alterações processuais, sendo por isso crítica uma eficaz gestão da mudança. Deixo uma última nota para reflexão: selecione uma solução que não limite o pensamento e conhecimento que cada colaborador tem sobre o seu negócio e acredite que se lhes der esta liberdade, bem como a possibilidade de partilhar as suas descobertas com a restante organização, irá atingir resultados que até então pareciam inalcançáveis. ▪

Boas escolhas e boas férias!

OPINIÃO Paula de Oliveira, Managing Partner da Passio Consulting

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