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“A adoção do EDI é uma questão de sobrevivência no mercado”

A Saphety assume-se como uma a empresa internacional portuguesa líder em Contratação Pública e Faturação Eletrónica, que apresenta um portfólio específico de soluções, como, por exemplo, o EDI – Electronic Data Interchange. Quais são as mais-valias que o EDI proporciona às empresas?

Em primeiro lugar é preciso clarificar que a Faturação Eletrónica está incluída dentro do conceito de EDI. Sendo EDI o envio/receção de documentos comerciais de uma forma que permite a sua integração automática nos sistemas ERP das empresas, a Faturação Eletrónica é a aplicação do EDI ao documento “fatura”.

De que forma é que o EDI veio “revolucionar” a dinâmica das empresas no domínio da transformação digital?

O EDI veio otimizar a execução de tarefas rotineiras, poupar tempo e evitar erros:

– Poupar tempo, com a receção da encomenda por email em PDF obrigava a  fazer copy/paste para o software de gestão;

– Evitar erros, no envio da fatura ao cliente temos a confirmação que a mesma está correta, que contém todos os elementos necessários, que os preços e condições comerciais são os acordados e, principalmente, que a fatura foi aprovada pelo recetor.

Que alterações surgem a nível interno e externo nas empresas com a colocação em prática do EDI?

A nível interno, veio acelerar processos com a entrada da encomenda eletrónica e a possibilidade da mesma seguir diretamente para a produção ou para a logística; Dinamizar entregas ao ritmo just in time; Melhorar a relação comercial com os clientes, com o processo da faturação eletrónica; E, acima de tudo,  reduzir custos, com papel, impressão e correio para envio das faturas.

A nível externo, a ligação direta entre cliente e fornecedor permite, a este último, ter informação de forma rápida e quase imediata sobre qual o stock e volume de vendas em cada um dos seus clientes e assim garantir que a produção se ajusta ao consumo dos mesmos.

Será legítimo afirmar que a grande mais valia do EDI passa pela ampliação das plataformas de comunicação empresarial e logística, permitindo, portanto, o incremento de parceiros de negócios?

Neste momento o EDI já está tão difundido que as empresas que não implementaram soluções deste tipo começam a ter dificuldades em conduzir normalmente os seus negócios. Por isso a adoção do EDI é neste momento mais uma questão de sobrevivência no mercado do que um incremento ao nível dos parceiros de negócio.

Analisando o mercado internacional e o luso, sente que no capítulo do EDI, Portugal está bem posicionado? As empresas portuguesas estão recetivas a esta solução?

Estamos no meio da tabela. Há países com taxas de adoção mais elevadas, mas acreditamos que com a obrigatoriedade da Faturação Eletrónica com a Administração Pública portuguesa a taxa de adoção em Portugal irá crescer substancialmente.

De que forma é que o EDI permite que haja maior eficiência e agilidade na tomada de decisão?

O EDI permite ter uma visibilidade em tempo real do status das transações. Isto, por sua vez, possibilita uma tomada de decisão mais rápida e melhor capacidade de resposta às mudanças e necessidades do cliente e do mercado, além de permitir que as empresas adotem um modelo de negócios impulsionado pelo consumo, ao invés de um modelo baseado na oferta.

Encurta os prazos de entrega, permite melhorar os produtos e acelera a entrega de novos produtos. Simplifica a capacidade de entrar em novos territórios e mercados. O EDI fornece uma linguagem de negócios comum que facilita a integração de parceiros de negócio em qualquer lugar do mundo.

Promove a responsabilidade social corporativa e a sustentabilidade, substituindo processos baseados em papel por alternativas eletrónicas. Isto reduz custos e reduz também emissões de CO2.

De futuro, podemos esperar novas melhorias e alterações no âmbito do EDI por parte da Saphety?

O EDI / Faturação Eletrónica é o “core business” da Saphety. Continuaremos a apostar na evolução da nossa oferta, quer a nível tecnológico quer a nível do apoio e suporte aos nossos clientes. Lançámos recentemente uma nova solução denominada Flexcash, em parceria com a Caixa Geral de Depósitos, que oferece soluções de financiamento aos fornecedores com base nas faturas eletrónicas enviadas. Outras soluções de valor acrescentado que utilizam os documentos EDI serão lançadas a curto prazo.

Ministério da Justiça já impõe aos seus prestadores de serviços o uso obrigatório da faturação eletrónica

Sergio Ruiz, Diretor da Unidade Ibéria da SERES, salienta que “com esta iniciativa, o ministério antecipou-se à implementação na União Europeia do uso obrigatório da faturação eletrónica nas relações entre as empresas e a administração pública (B2G), prevista para o próximo dia 18 de abril de 2019”.

Tanto no artigo 299.º B do Decreto-Lei nº. 18/2008 do Governo de Portugal sobre o Código dos Contratos Públicos, como na Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, foi assinalada a data de 18 de abril como data do uso obrigatório da faturação eletrónica nas relações com a Administração Pública em todos os países comunitários.

Para a implementação desta obrigatoriedade e desde janeiro passado, o Programa Simplex+2018, utilizado para integrar a faturação eletrónica no Sistema de Custas Judiciais do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça (IGFEJ), dispõe de uma nova versão para a receção de faturas eletrónicas, segundo especifica o Decreto-Lei n.º 123/2018 de 28 de dezembro.

A fatura eletrónica em Portugal

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) iniciou a implementação da faturação eletrónica em 2004, com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de outubro de 2003, que criou as bases da fatura eletrónica em Portugal ao estabelecer as condições técnicas de envio, processamento, receção e arquivo da e-fatura, e recomendou a sua utilização na Administração Pública do país.

A 31 de agosto de 2017, o Código dos Contratos Públicos foi atualizado, tendo sido estabelecida a utilização obrigatória da faturação eletrónica B2G em Portugal a partir de 1 de janeiro de 2019. Mais tarde, foi publicado um adiamento na data de início da obrigatoriedade, tendo passado para 18 de abril o dia em que se estabelece a obrigatoriedade de utilizar a faturação eletrónica com o Governo Central e as Instituições Públicas.

Depois de estabelecida pelo Governo de Portugal e pela Diretiva da União Europeia, a faturação eletrónica será progressivamente implementada nas relações B2G até terminar a transição a 1 de janeiro de 2021, com as pequenas e médias empresas a utilizarem obrigatoriamente a e-fatura nas suas transações com a Administração Pública.

Calendário

Para além do que foi estabelecido para 18 de abril de 2019, o grande passo que se segue irá ocorrer passados 12 meses, a partir de 18 de abril de 2020, data até à qual o Governo de Portugal prolongou o prazo para receber faturas eletrónicas com as Entidades Locais e Regionais e Entidades Administrativas Independentes.

Além disso, em abril de 2020 deverão ser as grandes empresas a emitir faturas eletrónicas (aquelas com mais de 250 trabalhadores). E, finalmente, a partir de 31 dezembro de 2020, as pequenas, médias e microempresas, juntamente com as Entidades Públicas, serão inseridas na emissão obrigatória de fatura eletrónica.

10 anos de impulso

Portugal está a trabalhar na implementação da faturação eletrónica a nível nacional há mais de 10 anos e, dentro deste programa, 2019 e 2021 serão anos decisivos para a adoção da fatura eletrónica pelo tecido empresarial português.

O Governo estabeleceu as bases para a adoção e utilização da faturação eletrónica em 2004, com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de outubro de 2003. Este decreto-lei define as especificações técnicas de envio, processamento, receção e arquivo de faturas eletrónicas, recomendando a sua utilização nas transações com a Administração Pública.

A 31 de agosto de 2017, foi efetuada uma atualização ao Código dos Contratos Públicos, artigo 299.º B, que altera o Decreto N.º 18/2008, estabelecendo o uso obrigatório da faturação eletrónica na contratação pública em Portugal a partir de 1 de janeiro de 2019.

Desta forma, Portugal junta-se aos restantes países que estabeleceram a obrigatoriedade para com as Instituições Públicas e vai avançar na digitalização da Administração Pública. Além disso, Portugal foi o país pioneiro da UE a adotar o formato UBL -Universal Business Language- de faturação eletrónica utilizado pela maioria dos países da UE e por muitos países da América Latina.

SOBRE A SERES

A SERES é pioneira e especialista em serviços de intercâmbio eletrónico seguro de documentos há mais de 30 anos. Está presente na América Latina há mais de 10 anos e é o parceiro tecnológico ideal para facilitar a transformação digital, dando prioridade à otimização, automação e garantia do intercâmbio de documentos eletrónicos B2B, B2G e B2C.

Como filial da Docapost (Grupo La Poste), a SERES é um agente importante no mercado mundial de soluções de gestão eletrónica de documentos. A SERES é um grupo internacional presente em França, Espanha, Alemanha, Portugal, México, Equador, Argentina e Colômbia, e, através dos seus parceiros, no Canadá, Reino Unido, Bélgica, Suíça, Itália, entre outros.

As suas soluções permitem a otimização de processos de negócios e a automatização de transações eletrónicas de documentos, atuando como terceiro de confiança.  Entre os seus serviços destacam-se, SERES e-FATURA®, plataforma global para faturas eletrónicas; SERESNET, serviços de intercâmbio EDI imprescindíveis para sectores como o retalho, automóvel, saúde, entre outros; VERIPOST, serviço de correspondência eletrónica certificada; e-Arquivo, serviço de custódia de documentos eletrónicos; Digitalização, serviço de digitalização OCR/ICR; Fax/Mail, serviço de envio e receção de faxes por e-mail.

Saphety é a empresa portuguesa líder em faturação eletrónica

Desde o primeiro dia do ano que fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica. As regras em Portugal, já previstas no Código dos Contratos Públicos, antecipam a imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros.

Já há vários anos que a Saphety começou a implementar faturação eletrónica no setor privado, nomeadamente, na área do retalho, por isso mesmo a Diretiva 2014/55/EU com o prazo estipulado de entrada em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2019, já não é novidade para a empresa que desenhou plataformas como o SaphetyDoc (solução de EDI e faturação eletrónica) e o SaphetyGov (solução de contratação pública – plataforma eletrónica certificada).

Rui Fontoura esclarece que “em espaço europeu a faturaçãoo eletrónica é encarada como um meio para reduzir custos e um modo de trazer mais eficiência às organizações. Na América Latina é um meio para evitar a evasão fiscal”.

“Em Portugal, a faturação eletrónica vai permitir basicamente que a fatura deixe de ser um custo adicional e aumentar a eficiência das organizações. A União Europeia entendeu que o setor público sairia muito beneficiado em termos de redução de custos e fez uma previsão de uma poupança na ordem dos dois mil milhões de euros em custos só associados às faturas”, explica o CEO da Saphety.

Em termos de números, o Estado poderá vir a poupar cerca de cinco euros em cada fatura que emite, atualmente, todo o processo de obtenção de faturas tem um custo aproximadamente de 10 a 15 euros.

Para além das vantagens económicas, a faturação eletrónica está diretamente ligada também a questões ambientais, uma vez que haverá a total eliminação do papel.

O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

A faturação eletrónica pressupõe que os dados sejam criados com uma determinada estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador, sem necessidade de inserção manual.

Distinguir o que é faturação eletrónica é importante: “percebam bem o que estão a comprar. Enviar uma fatura como em formato PDF por email não é uma fatura eletrónica. Existe um formato próprio. Esta deve sim, ser uma preocupação das empresas. Está dado o prazo e, apesar de todas as preocupações que possam existir, não há volta a dar. Há boas soluções no mercado. As empresas só têm de a escolher e começar a trabalhar dessa forma. Não vejo que possa haver ou grande problema. O alerta que pode ser dado é na hora de escolher a solução a comprar”, conclui Rui Fontoura.

Comece já a pensar numa solução de modo a evitar constrangimentos para a sua empresa. Existem procedimentos que têm ser implementados e aprendidos. E lembre-se: a faturação eletrónica é obrigatória no formato aprovado pela União Europeia.

Prazos até…

18 de abril de 2019: este é o prazo com que os Estados-Membros contam para transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública.

18 de abril de 2020: as entidades públicas sub-centrais (regionais ou locais) podem beneficiar de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva.

31 de dezembro de 2020: as PME e as microempresas serão obrigadas a emitir faturas em formato eletrónico a partir de 1 de janeiro de 2021.

 

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