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“A adoção do EDI é uma questão de sobrevivência no mercado”

A Saphety assume-se como uma a empresa internacional portuguesa líder em Contratação Pública e Faturação Eletrónica, que apresenta um portfólio específico de soluções, como, por exemplo, o EDI – Electronic Data Interchange. Quais são as mais-valias que o EDI proporciona às empresas?

Em primeiro lugar é preciso clarificar que a Faturação Eletrónica está incluída dentro do conceito de EDI. Sendo EDI o envio/receção de documentos comerciais de uma forma que permite a sua integração automática nos sistemas ERP das empresas, a Faturação Eletrónica é a aplicação do EDI ao documento “fatura”.

De que forma é que o EDI veio “revolucionar” a dinâmica das empresas no domínio da transformação digital?

O EDI veio otimizar a execução de tarefas rotineiras, poupar tempo e evitar erros:

– Poupar tempo, com a receção da encomenda por email em PDF obrigava a  fazer copy/paste para o software de gestão;

– Evitar erros, no envio da fatura ao cliente temos a confirmação que a mesma está correta, que contém todos os elementos necessários, que os preços e condições comerciais são os acordados e, principalmente, que a fatura foi aprovada pelo recetor.

Que alterações surgem a nível interno e externo nas empresas com a colocação em prática do EDI?

A nível interno, veio acelerar processos com a entrada da encomenda eletrónica e a possibilidade da mesma seguir diretamente para a produção ou para a logística; Dinamizar entregas ao ritmo just in time; Melhorar a relação comercial com os clientes, com o processo da faturação eletrónica; E, acima de tudo,  reduzir custos, com papel, impressão e correio para envio das faturas.

A nível externo, a ligação direta entre cliente e fornecedor permite, a este último, ter informação de forma rápida e quase imediata sobre qual o stock e volume de vendas em cada um dos seus clientes e assim garantir que a produção se ajusta ao consumo dos mesmos.

Será legítimo afirmar que a grande mais valia do EDI passa pela ampliação das plataformas de comunicação empresarial e logística, permitindo, portanto, o incremento de parceiros de negócios?

Neste momento o EDI já está tão difundido que as empresas que não implementaram soluções deste tipo começam a ter dificuldades em conduzir normalmente os seus negócios. Por isso a adoção do EDI é neste momento mais uma questão de sobrevivência no mercado do que um incremento ao nível dos parceiros de negócio.

Analisando o mercado internacional e o luso, sente que no capítulo do EDI, Portugal está bem posicionado? As empresas portuguesas estão recetivas a esta solução?

Estamos no meio da tabela. Há países com taxas de adoção mais elevadas, mas acreditamos que com a obrigatoriedade da Faturação Eletrónica com a Administração Pública portuguesa a taxa de adoção em Portugal irá crescer substancialmente.

De que forma é que o EDI permite que haja maior eficiência e agilidade na tomada de decisão?

O EDI permite ter uma visibilidade em tempo real do status das transações. Isto, por sua vez, possibilita uma tomada de decisão mais rápida e melhor capacidade de resposta às mudanças e necessidades do cliente e do mercado, além de permitir que as empresas adotem um modelo de negócios impulsionado pelo consumo, ao invés de um modelo baseado na oferta.

Encurta os prazos de entrega, permite melhorar os produtos e acelera a entrega de novos produtos. Simplifica a capacidade de entrar em novos territórios e mercados. O EDI fornece uma linguagem de negócios comum que facilita a integração de parceiros de negócio em qualquer lugar do mundo.

Promove a responsabilidade social corporativa e a sustentabilidade, substituindo processos baseados em papel por alternativas eletrónicas. Isto reduz custos e reduz também emissões de CO2.

De futuro, podemos esperar novas melhorias e alterações no âmbito do EDI por parte da Saphety?

O EDI / Faturação Eletrónica é o “core business” da Saphety. Continuaremos a apostar na evolução da nossa oferta, quer a nível tecnológico quer a nível do apoio e suporte aos nossos clientes. Lançámos recentemente uma nova solução denominada Flexcash, em parceria com a Caixa Geral de Depósitos, que oferece soluções de financiamento aos fornecedores com base nas faturas eletrónicas enviadas. Outras soluções de valor acrescentado que utilizam os documentos EDI serão lançadas a curto prazo.

Saphety é a empresa portuguesa líder em faturação eletrónica

Desde o primeiro dia do ano que fornecedores e entidades da Administração Pública devem emitir, transmitir e receber faturas exclusivamente por via eletrónica. As regras em Portugal, já previstas no Código dos Contratos Públicos, antecipam a imposição de Bruxelas para todos os Estados-Membros.

Já há vários anos que a Saphety começou a implementar faturação eletrónica no setor privado, nomeadamente, na área do retalho, por isso mesmo a Diretiva 2014/55/EU com o prazo estipulado de entrada em vigor a partir do dia 1 de janeiro de 2019, já não é novidade para a empresa que desenhou plataformas como o SaphetyDoc (solução de EDI e faturação eletrónica) e o SaphetyGov (solução de contratação pública – plataforma eletrónica certificada).

Rui Fontoura esclarece que “em espaço europeu a faturaçãoo eletrónica é encarada como um meio para reduzir custos e um modo de trazer mais eficiência às organizações. Na América Latina é um meio para evitar a evasão fiscal”.

“Em Portugal, a faturação eletrónica vai permitir basicamente que a fatura deixe de ser um custo adicional e aumentar a eficiência das organizações. A União Europeia entendeu que o setor público sairia muito beneficiado em termos de redução de custos e fez uma previsão de uma poupança na ordem dos dois mil milhões de euros em custos só associados às faturas”, explica o CEO da Saphety.

Em termos de números, o Estado poderá vir a poupar cerca de cinco euros em cada fatura que emite, atualmente, todo o processo de obtenção de faturas tem um custo aproximadamente de 10 a 15 euros.

Para além das vantagens económicas, a faturação eletrónica está diretamente ligada também a questões ambientais, uma vez que haverá a total eliminação do papel.

O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a definição que consta na Diretiva 2014/55/EU “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.

A faturação eletrónica pressupõe que os dados sejam criados com uma determinada estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador, sem necessidade de inserção manual.

Distinguir o que é faturação eletrónica é importante: “percebam bem o que estão a comprar. Enviar uma fatura como em formato PDF por email não é uma fatura eletrónica. Existe um formato próprio. Esta deve sim, ser uma preocupação das empresas. Está dado o prazo e, apesar de todas as preocupações que possam existir, não há volta a dar. Há boas soluções no mercado. As empresas só têm de a escolher e começar a trabalhar dessa forma. Não vejo que possa haver ou grande problema. O alerta que pode ser dado é na hora de escolher a solução a comprar”, conclui Rui Fontoura.

Comece já a pensar numa solução de modo a evitar constrangimentos para a sua empresa. Existem procedimentos que têm ser implementados e aprendidos. E lembre-se: a faturação eletrónica é obrigatória no formato aprovado pela União Europeia.

Prazos até…

18 de abril de 2019: este é o prazo com que os Estados-Membros contam para transpor e implementar as obrigações de fatura eletrónica nos processos de contratação pública.

18 de abril de 2020: as entidades públicas sub-centrais (regionais ou locais) podem beneficiar de um alargamento do prazo para a aplicação da Diretiva.

31 de dezembro de 2020: as PME e as microempresas serão obrigadas a emitir faturas em formato eletrónico a partir de 1 de janeiro de 2021.

 

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